Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: wie Sie Prioritäten setzen

Morgens eine Aufgabenliste schreiben, priorisieren … Und das war’s, ein erfolgreicher Tag ist garantiert? Unglücklicherweise nicht. Schließlich verstehen wir es nicht immer, das Wesentliche vom Nebensächlichen, das Wichtige vom Dringenden zu unterscheiden. Wir haben auch Konzentrationsschwierigkeiten. Ein Business Coach erklärt, wie man es beheben kann.

„Leider sind Situationen, in denen es mir gelingt, meine Prioritäten in den Vordergrund zu stellen, eher die Regel als die Ausnahme. Ich versuche, meine Aufgaben für den Tag zu planen, das Wesentliche hervorzuheben, aber am Ende des Tages fühle ich mich völlig erschöpft, weil ich von Anrufen, kleinen Umsätzen und Besprechungen abgelenkt werde. Die wichtigsten Aufgaben werden weiterhin verschoben, die grandiosen Pläne für das Jahr bleiben auf Zetteln geschrieben. Was können Sie tun, um sich selbst zu helfen?» fragt Olga, 27 Jahre alt.

Ich stoße oft auf eine ähnliche Anfrage in Schulungen zur Effektivität von Führungskräften. Kunden glauben, dass der Hauptgrund für ihr Problem das Fehlen von Prioritäten ist. Aber in Wirklichkeit sind sie es, nur eine Person konzentriert sich nicht sehr auf sie.

Und der erste Schritt zur Lösung dieses Problems ist die Auswahl des richtigen Werkzeugs, um an Ihrer Konzentration zu arbeiten. Es sollte genau zu Ihren persönlichen Eigenschaften passen: Sie müssen die Bedingungen Ihres Arbeits- und Wohnortes berücksichtigen.

Zu Beginn können Sie mehrere beliebte Methoden anwenden, die seit langem als wirksam anerkannt sind. Ich versuche, sie Kunden zu empfehlen, mit denen wir gerade erst anfangen zu arbeiten.

Erster Ansatz: Verstehen Sie die Bewertungskriterien

Beantworten Sie zunächst die Frage: Nach welchen Kriterien setzen Sie Prioritäten? Die häufigste Antwort ist das Kriterium «Dringlichkeit». Damit reihen sich alle Fälle je nach Frist aneinander. Und erst danach bauen wir neue Aufgaben in den entstehenden «virtuellen Konstruktor» ein und schieben die später erledigbaren weit nach hinten.

Was sind die Nachteile dieses Ansatzes? Die Liste der heutigen Prioritäten sollte nicht nur das beinhalten, was morgen an Relevanz verliert, also dringend, sondern auch das, was wir abstrakt «wichtig» nennen. Dies ist es, was uns zum Erreichen des Ziels bewegt oder was ernsthafte Hindernisse auf dem Weg dorthin beseitigt.

Und hier machen viele den Fehler, die Kriterien zu ersetzen. Lakonisch lässt sich das so ausdrücken: „Das ist sehr dringend, weil es sehr wichtig ist!“ „Das ist sehr wichtig, denn die Deadline ist morgen!“ Wenn Ihre Prioritätenliste für den Tag jedoch keine Aufgaben enthält, die zum Erreichen von Zielen führen, die für Sie wichtig sind, müssen Sie Ihre To-do-Liste sorgfältig analysieren.

Sie müssen entscheiden, nach welchen Kriterien Sie die «Dringlichkeit» und «Wichtigkeit» von Aufgaben bestimmen und ob Sie diese beiden Konzepte mischen.

Zweiter Ansatz: Identifizieren Sie drei Kategorien von Prioritäten

Wie Sie wissen, sind die Planungshorizonte unterschiedlich. Betrachten wir einen Planungshorizont von einem Tag, dann ist es besser, wie folgt vorzugehen:

  • Legen Sie für den Tag eine oberste Priorität fest. Dies ist die Aufgabe, für die Sie heute das Maximum Ihrer Zeit und Energie aufwenden werden;
  • Identifizieren Sie drei oder vier Dinge, für die Sie heute am wenigsten Zeit und Mühe aufwenden werden. Es ist besser, wenn Sie aufschreiben, wie viel Zeit (fünf Minuten, zehn Minuten) Sie für einen bestimmten Fall aufwenden möchten. Dies wird Ihre Liste mit der „letzten Priorität“.
  • In die dritte Kategorie fallen sogenannte „Fälle des Residualprinzips“. Sie werden abgeschlossen, wenn dafür freie Zeit bleibt. Aber wenn sie nicht realisiert werden, wird es nichts beeinflussen.

Hier stehen wir vor der Frage: „Wie kann man nicht die maximale Energie für die „letzte Priorität“ aufwenden und die „Hauptpriorität“ unbewusst beiseite legen? Der dritte Ansatz hilft bei der Beantwortung.

Dritter Ansatz: Verwenden Sie den langsamen Zeitmodus

Die meiste Zeit unserer Arbeitszeit verbringen wir im «Quick Time»-Modus. Wir müssen an Routineprozessen teilnehmen und eine Unmenge an Informationen verarbeiten.

„Langsame Zeit“ ist der effektivste Weg, um die Routine „im Rad laufen“ zu stoppen. Dies ist ein bewusster Blick in sich selbst und der Ausgangspunkt, um Antworten auf die Fragen zu finden: „Was mache ich? Wozu? Was mache ich nicht und warum?

Damit diese Methode am besten funktioniert, befolgen Sie diese drei Richtlinien:

  1. Nehmen Sie ein bestimmtes Ritual in Ihren Tagesablauf auf. Dies sollte eine sich über den Tag wiederholende Aktivität sein, die Sie in den „Slow Time“-Modus versetzt. Es kann eine Teepause und regelmäßige Kniebeugen sein. Das Ritual sollte nicht länger als 5 Minuten dauern und Ihnen erlauben, allein zu sein. Und dir natürlich Freude und Vergnügen bereiten – dann verschiebst du es nicht auf morgen.
  2. Denken Sie daran, dass „Slow Time“ nicht nur Zeit zum Genießen ist, sondern auch eine Gelegenheit, Ihre Zufriedenheit mit dem „Fast Time“-Modus zu steigern. Und stellen Sie sich drei Fragen: „Welches Ergebnis soll ich heute erreichen?“, „Was ist der nächste kleine Schritt in Richtung dieses Ergebnisses, den ich gehen muss?“, „Was lenkt mich davon ab und wie lasse ich mich nicht ablenken?“ Diese Fragen helfen Ihnen dabei, Ihre Hauptziele im Auge zu behalten. Und die Planung der nächsten kleinen Schritte wird eine hervorragende Vorbeugung gegen Aufschub sein.
  3. Verwenden Sie den Zeitlupenmodus zwei- bis viermal am Tag. Je öfter und stärker Sie von den Faktoren der Außenwelt beeinflusst werden, desto öfter sollten Sie in diesen Modus wechseln. Drei Fragen und ein paar Minuten pro Sitzung reichen aus. Das Hauptkriterium ist, dass es Ihnen Freude bereiten soll. Aber denken Sie daran: Wenn Sie die Technik weniger als einmal am Tag anwenden, üben Sie sie überhaupt nicht.

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