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Backup ist die Erstellung einer Datei für die spätere Datenwiederherstellung, falls das Originalmedium kaputt geht oder verschwindet. Sie können auch eine Kopie der Daten in Microsoft Excel erstellen; das Programm hat Werkzeuge dafür. Um Informationen wiederherzustellen, können Sie eine andere Excel-Funktion verwenden – AutoRecovery. Betrachten wir alle Möglichkeiten, um die verlorenen Änderungen in den Tabellen wiederherzustellen.
Automatische Sicherung einrichten
Das Programm ist in der Lage, eine zusätzliche Datei zu erstellen, die das Original vollständig kopiert und gleichzeitig mit ihm aktualisiert wird. Das Einrichten eines Backups ist besonders wichtig, wenn die Gefahr einer Notabschaltung des Programms oder des Herunterfahrens des Computers besteht. Wenn Ihr Gerät instabil ist, folgen Sie ein paar einfachen Schritten, damit Sie keine Änderungen an der Tabelle verlieren.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Datei“ und suchen Sie im Menü den Punkt „Speichern unter“. Klicken Sie darauf, um ein Dialogfeld zu öffnen.
- Öffnen Sie im erscheinenden Fenster das kleine Menü „Service“, die Schaltfläche befindet sich ganz unten. Erfordert allgemeine Optionen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Immer sichern“. Andere Felder sind optional. Wenn Sie möchten, können Sie das Dokument gleich mit einem Passwort schützen und den empfohlenen Nur-Lese-Zugriff einstellen. Wenn alles Notwendige in diesem Fenster erledigt ist, klicken Sie auf „OK“.
- Wir speichern die Datei mit demselben „Speichern unter“-Fenster an einem beliebigen Ort. Daneben befindet sich immer ein XLK-Backup in einem Ordner oder auf Ihrem Desktop.
Das Ergebnis nach dem Speichern der ersten Änderungen sieht so aus:
Wichtig! Jetzt können wir die Frage beantworten, wo Backups gespeichert werden: im selben Ordner, in dem die Originaldatei gespeichert ist.
So erstellen Sie ein unveränderliches Backup
Eine regelmäßige Sicherung speichert eine Arbeitsmappenversion Excel, die vor einer Speicherung aktuell war. Manchmal ist diese Option nicht geeignet, und Sie benötigen eine Version des Dokuments einige Schritte vor dem letzten Speichern. Um auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen zu können, müssen Sie ein Add-In installieren. Microsoft verteilt solche Add-Ons nicht auf der offiziellen Website, sie sind teilweise im Programm enthalten.
Passt auf! Add-Ons finden Sie in offenen Quellen im Internet, deren Verwendung ist legal. Überprüfen Sie die Seite und Downloads unbedingt mit einem Antivirensystem, um persönliche Daten und wichtige Dokumente nicht zu gefährden.
Das für die Sicherung erforderliche Add-In heißt VBA-Excel. Das Add-On ist kostenpflichtig, aber Sie können seine Funktionen während des Testzeitraums nutzen. Geeignet für Computer mit Betriebssystemen ab Windows XP und höher, für Excel-Versionen ab 2007 und höher. Installationsanweisungen sind in der Installationsdatei enthalten.
- Sobald das Add-In installiert ist, wird die Registerkarte VBA-Excel in der Symbolleiste angezeigt. Öffnen Sie es und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sichern“.
- Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld einen Speicherort für die Sicherung aus und legen Sie die Kopiereinstellungen fest. Wenn Sie eine einzelne Datei benötigen, die den Inhalt des Originals kopiert, müssen Sie den Zeitpunkt für die automatische Erstellung von Kopien nicht vorgeben. Klicken Sie auf „Speichern“.
Wenn keine Kopien mehr benötigt werden, müssen Sie erneut auf die Schaltfläche „Sichern“ klicken. Die Zeile „Backup abbrechen“ erscheint – klicken Sie darauf und die Dateien werden nicht mehr angezeigt. Dies ist nur erforderlich, wenn automatische Kopiereinstellungen festgelegt wurden.
Richten Sie die automatische Speicherung von Änderungen in einem Dokument ein
In Notsituationen hilft auch das automatische Speichern von Änderungen. Kopien des Dokuments erscheinen nach einem Neustart auf einer speziellen Registerkarte. In regelmäßigen Abständen zeichnet das Programm automatisch alle Änderungen auf, die im Buch erscheinen, wenn die entsprechenden Einstellungen gesetzt sind.
- Öffnen Sie den Abschnitt „Optionen“ auf der Registerkarte „Datei“. Auf dem Bildschirm erscheint ein Dialogfeld mit einem Menü – der Punkt „Speichern“ ist erforderlich.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch speichern und legen Sie fest, wie oft Änderungen gespeichert werden. Sie können in den Einstellungen sogar eine Minute einstellen, aber solch häufiges Speichern verlangsamt Excel auf einem schwachen Computer. Es lohnt sich auch, die nächste Zeile anzukreuzen, damit beim Schließen des Dokuments ohne Speichern automatisch die neueste automatisch aufgezeichnete Version gespeichert wird.
- Ordner zum automatischen Speichern von Dateien auswählen. Normalerweise werden sie sofort in den Einstellungen eingetragen und der Pfad führt zu den Excel-Ordnern. Wenn Sie mit dem Speicherort der Dateien zufrieden sind, sollten Sie nichts ändern. Sie müssen wissen, wo automatisch gespeicherte Dateien gespeichert sind, damit Sie sie in Zukunft schnell finden können.
Nach einem Notfall-Schließen des Programms – beispielsweise beim Ausschalten des Computers – müssen Sie Excel erneut öffnen und die zu speichernde Datei auf der Registerkarte „Dokumentwiederherstellung“ auswählen. Es gibt Autosave-Einträge. Achten Sie auf die Erstellungszeit des Dokuments, um die richtige Version auszuwählen.
Wichtig! Wenn die gespeicherten Dateien nicht mehr benötigt werden, müssen Sie im Dialogfeld, das nach Abschluss der Arbeit mit diesen Dokumenten angezeigt wird, auf die Schaltfläche „Nicht speichern“ klicken.
So stellen Sie eine nicht gespeicherte Excel-Arbeitsmappe wieder her
Wenn Sie die neueste Version eines Dokuments nach einem Absturz nicht öffnen konnten, können Sie auf den Ordner zugreifen, in dem die vorhandenen automatisch gespeicherten Dateien gespeichert sind. Nutzen wir die Funktionen der Registerkarte „Datei“, um nicht im Explorer nach einem Ordner zu suchen.
- Wenn der Benutzer die Registerkarte „Datei“ öffnet, zeigt das Programm automatisch den Abschnitt „Details“ an. Wir finden den Punkt „Versionen“ am unteren Bildschirmrand und klicken auf die Schaltfläche „Versionen verwalten“.
- Ein Menüpunkt wird geöffnet – „Nicht gespeicherte Bücher wiederherstellen“. Durch Anklicken gelangen Sie zum Dialogfenster zum Öffnen eines Dokuments. Suchen Sie die gewünschte Datei in der Liste und klicken Sie auf „Öffnen“.
Manchmal befinden sich keine Dokumente im Ordner. In diesem Fall befindet sich neben dem Punkt „Versionen“ ein Eintrag, der besagt, dass es keine früheren Versionen der Datei gibt. In diesem Fall können Sie die vorgenommenen Änderungen nicht wiederherstellen.