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Zeitmanagement «Mit der Arbeit, die ich habe und bin ich in einem nutzlosen Meeting gefangen»
Die Ökonomin Pilar Lloret erklärt in «30-Minuten-Meetings», wie man diese Arbeitstermine maximal optimieren kann
Wenn Sie bei der Benachrichtigung über einen neuen Arbeitstermin vor Unachtsamkeit und Resignation schnauben, stimmt etwas nicht. Diese Arbeitstermine sollen Werkzeuge sein, um unsere professionelle Arbeit zu verbessern, und oft sind sie nur Zeitverschwendung.
Diese Situation – viel häufiger als es scheint – war die Motivation des Ökonomen Pilar Lloret, spezialisiert auf Geschäfts- und Risikoanalyse, schreiben «30-Minuten-Meetings», ein Buch, in dem er durch klare Richtlinien und Ratschläge einen Weg vorschlägt, die Effizienz dieser Treffen zu steigern und so sein Ziel zu erreichen.
Wir haben mit der Autorin gesprochen und sie nach den Schlüsseln gefragt, um keine Zeit zu verschwenden und das Beste aus den Treffen zu machen, zu denen wir gezwungen sind:
Warum ist Organisation bei der Planung eines Meetings so wichtig?
Wenn wir keine gute Planung und Organisation haben, werden weder die Ziele klar, noch die zu besprechenden Punkte, noch die zur Verfügung stehende Zeit … Daher werden wir unkontrollierte Dauer und wir werden die Erwartungen der Teilnehmer nicht erfüllen. Wir können frustriert sein und es wird eine Zeitverschwendung für alle sein.
Welche negativen Auswirkungen kann ein schlecht geplantes Meeting haben, bei dem der gewünschte Zweck nicht erreicht wird?
Neben den wirtschaftlichen Kosten erzeugt eine schlecht geplante Teilnahme an Meetings, bei denen nach 90, 60 oder 30 Minuten kein Abschluss erzielt wird, einen negative Wahrnehmung und Entmutigung unter den Teilnehmern. Und wenn diese Situation anhält, ist es leicht, dass wir im Laufe der Zeit gestresst werden und denken: „Bei meinem Job muss ich an einem nutzlosen Meeting teilnehmen“.
Es wirkt sich auch negativ auf die Meinung der Teilnehmer gegenüber dem Veranstalter aus, der in den meisten Fällen ein Chef ist.
Warum sind 30 Minuten die optimale Zeit für die Dauer eines Meetings?
30 Minuten ist die Herausforderung, die ich in dem Buch stelle, basierend auf meiner eigenen Erfahrung in der Organisation von Meetings, die funktionieren. Offensichtlich Es gibt Meetings, die mehr Zeit brauchen, andere, in denen Ihr Ziel noch weniger erreicht werden kann, und natürlich können manchmal die 30 oder sogar 60 Minuten des Meetings selbst beispielsweise durch einen Anruf oder eine E-Mail ersetzt werden.
Wie funktioniert die Figur des Entscheiders, von der Sie in dem Buch sprechen?
Wenn wir über die Teilnehmer eines 30-minütigen Meetings sprechen, muss klar sein, dass die ideale Anzahl sollte maximal fünf Personen nicht überschreiten. Und Ihre Wahl muss die richtige sein. Wir können die Figuren des Moderators, Koordinators, Sekretärs (sie können dieselbe Person sein) und der Teilnehmer unterscheiden. Grundsätzlich ist die Entscheidungsfindung in einer Sitzung von 30 Minuten und maximal fünf Personen einvernehmlich und sollte nicht zu Konflikten führen.
Wie sollten wir ein Meeting organisieren, um es so effizient wie möglich zu gestalten?
Wir können in fünf Punkten zusammenfassen, wie das Treffen wie folgt zu organisieren ist. Das erste wäre das Ziel definieren und das gewünschte Ergebnis des Treffens. Der Zweite, wähle die richtigen Teilnehmer. Der dritte ist das Treffen planen; Erstellen Sie unter anderem die Tagesordnung, wählen Sie den Ort, die Startzeit und die Dauer und senden Sie diese zusammen mit den wesentlichen Unterlagen der Sitzung den Interessierten mit ausreichend Zeit zur Vorbereitung zu.
Viertens müssen wir berücksichtigen, Strukturdesign der Sitzungen, also die Betriebsordnung und natürlich die inhaltliche Gliederung der 30 Minuten, die die Sitzung dauert. Schließlich ist es wichtig, eine Besprechungsnachbereitung. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die getroffenen Vereinbarungen kennen und für den Fall, dass eine Folgemaßnahme durchgeführt werden muss, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind und welche Ausführungszeit sie haben