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Häufig sieht sich ein Excel-Benutzer mit der Notwendigkeit konfrontiert, Zellen mit Daten zu füllen, die in einer bestimmten logischen Reihenfolge angeordnet sind. Oder um beispielsweise eine Prognose zu erstellen, wie hoch der Wert eines bestimmten Indikators zu einem bestimmten Zeitpunkt sein wird, wenn sich der aktuelle Trend fortsetzt. Jetzt müssen Sie für all dies nicht Dutzende von Formeln kennen. Ein paar Mausklicks genügen, und das Problem ist gelöst. Das alles dank Autocomplete.
Diese Funktion ist in ihrer Bequemlichkeit erstaunlich. So können Sie beispielsweise Kalendermonate schnell auflisten oder so einstellen, dass nur der 15. und der letzte Tag eines jeden Monats angezeigt werden (z. B. in Buchhaltungsberichten).
Wie können Sie diese großartige Funktion nutzen?
In der unteren rechten Ecke befindet sich ein Quadrat, durch Ziehen können Sie die Reihe von Werten fortsetzen, in denen ein bestimmtes Muster vorliegt. Wenn beispielsweise der erste Tag Montag ist, können Sie durch Ausführen dieser einfachen Operation Werte in die folgenden Zeilen eingeben: Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag usw.
Wenn sich in einer Zelle eine Reihe von Werten wie 1,2,4 befindet, können Sie die Zahlenreihe bis zu 8, 16, 32 usw. fortsetzen, indem Sie alle auswählen und das Feld nach unten ziehen. Dadurch können Sie den Zeitaufwand deutlich reduzieren.
Auf die gleiche Weise wird eine Liste mit Monatsnamen erstellt.
Und so sieht die Verwendung von Autocomplete für eine arithmetische Progression aus. In unserem Beispiel verwenden wir zwei Zellen mit Werten von jeweils 1,3 und führen dann die automatische Vervollständigung der Zahlenreihe fort.
Darüber hinaus funktioniert der Empfang auch dann, wenn die Nummer im Text enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise „1 Quartal“ schreiben und das Kästchen nach unten ziehen, erhalten Sie Folgendes.
Eigentlich sind dies alle Grundlagen, die Sie wissen müssen. Wenn Sie jedoch die Fähigkeiten des Arbeitens mit Excel professioneller beherrschen möchten, können Sie sich mit einigen Chips und Tricks vertraut machen.
Verwenden der Autocomplete-Datenliste
Natürlich ist das Erstellen einer Liste von Monaten oder Wochentagen nicht alles, was Excel leisten kann. Nehmen wir an, wir haben eine Liste von Städten, in denen unser Unternehmen Servicezentren eingerichtet hat. Zunächst müssen Sie die komplette Liste im Punkt „Listen ändern“ eintragen, den Sie über die Menüfolge Datei – Optionen – Erweitert – Allgemein – Listen bearbeiten erreichen.
Als nächstes erscheint ein Fenster mit einer Liste von Listen, die automatisch in Excel integriert werden.
Davon gibt es hier nicht viele. Aber dieses Missverständnis lässt sich leicht korrigieren. Dazu gibt es ein rechtes Fenster, in das die richtige Wertefolge uXNUMXbuXNUMXbis geschrieben wird. Die Aufzeichnung kann auf zwei Arten erfolgen, sowohl mit Kommas als auch in einer Spalte. Sind viele Daten vorhanden, können diese importiert werden. Auf diese Weise können Sie viel Zeit sparen.
Was wird dafür benötigt? Zuerst müssen Sie irgendwo im Dokument eine Liste mit Städten erstellen und dann im Feld unten einfach einen Link darauf erstellen.
Die Liste ist nun erstellt und kann zum Ausfüllen aller anderen Zellen verwendet werden.
Neben Listen im Textformat ermöglicht Excel die Erstellung von Zahlenfolgen sowie eine nach einem bestimmten Muster angeordnete Liste von Datumsangaben. Ganz am Anfang dieses Materials wurde eine der Möglichkeiten angegeben, es zu verwenden, aber dies ist eine primitive Ebene. Sie können dieses Tool flexibler einsetzen, wie ein echtes Ass.
Zuerst wählen wir die erforderlichen Sequenzwerte (einen oder mehrere) zusammen mit dem Teil des Bereichs aus, der für die Liste verwendet wird. Als nächstes finden wir die Schaltfläche „Ausfüllen“ im oberen Bereich und klicken im angezeigten Menü auf die Schaltfläche „Fortschritt“.
Als nächstes erscheint ein Fenster mit Einstellungen.
Im linken Teil befinden sich Optionsfelder, mit denen Sie die Position der zukünftigen Sequenz festlegen können: nach Zeilen oder Spalten. Im ersten Fall geht die Liste nach unten, im zweiten nach rechts.
Unmittelbar rechts neben der Standorteinstellung befindet sich ein Feld, in dem Sie die Art der Zahlenfolge auswählen können. Es stehen mehrere Optionen zur Auswahl:
- Arithmetik. Der Wert in jeder nächsten Zelle ist eine bestimmte Zahl größer als die vorherige. Sein Wert wird durch den Inhalt des Felds „Schritt“ bestimmt.
- Geometrisch. Jeder nachfolgende Wert ist um ein Vielfaches größer als der vorherige. Wie viel genau, hängt davon ab, welchen Schritt der Benutzer angegeben hat.
- Termine. Mit dieser Option kann der Benutzer eine Folge von Daten erstellen. Wenn Sie diesen Typ auswählen, werden zusätzliche Einstellungen für die Maßeinheit aktiviert. Sie werden bei der Erstellung der Reihenfolge berücksichtigt: Tag, Arbeitstag, Monat, Jahr. Wenn Sie also den Punkt „Arbeitstag“ auswählen, werden Wochenenden nicht in die Liste aufgenommen.
- Automatische Vervollständigung. Diese Option ähnelt dem Ziehen der unteren rechten Ecke. Vereinfacht gesagt entscheidet Excel selbst, ob es die Zahlenreihe fortsetzen muss oder lieber eine längere Liste erstellt. Wenn Sie die Werte 2 und 4 vorab angeben, enthalten die nächsten die Zahlen 6, 8 usw. Wenn Sie vorher mehr Zellen ausfüllen, wird die Funktion „lineare Regression“ verwendet (dies ist eine sehr interessante Option, mit der Sie eine Prognose basierend auf dem vorhandenen Trend erstellen können).
Unten in diesem Dialogfeld gibt es, wie Sie bereits sehen können, zwei Optionen: die oben beschriebene Schrittweite und den Grenzwert.
Nachdem Sie alle Vorgänge abgeschlossen haben, müssen Sie die Schaltfläche „OK“ drücken. Auf die gleiche Weise wird eine Liste von Arbeitstagen für einen bestimmten Zeitraum erstellt (z. B. bis zum 31.12.2020). Und der Benutzer muss nicht viele unnötige Bewegungen ausführen!
Das war's, die Einrichtung ist abgeschlossen. Sehen wir uns nun einige professionellere Autovervollständigungsmethoden an.
Mit der Maus
Dies ist die bequemste Art der automatischen Vervollständigung, mit der Sie selbst die komplexesten Vorgänge elegant ausführen können. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie es verwendet werden kann: mit der linken oder der rechten Maustaste. Die Aufgabe besteht beispielsweise darin, eine Liste mit aufsteigend angeordneten Zahlen zu erstellen, wobei jeder nächste Wert um eins erhöht wird. Normalerweise wird dazu eine Einheit in die erste Zelle und eine Zwei in die zweite eingegeben, wonach sie das Kästchen in der unteren rechten Ecke ziehen. Aber man kann dieses Ziel auch auf andere Weise erreichen – indem man einfach die erste Zelle ausfüllt. Dann müssen Sie es von der unteren rechten Ecke nach unten ziehen. Danach erscheint eine Schaltfläche in Form eines Quadrats. Sie müssen darauf klicken und das Element „Füllen“ auswählen.
Sie können auch die Funktion „Nur Formate füllen“ verwenden, mit der Sie nur Zellformate erweitern können.
Aber es gibt eine schnellere Methode: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Zelle parallel ziehen.
Es ist zwar nur für Autocomplete-Zahlenfolgen geeignet. Wenn Sie versuchen, diesen Trick mit Daten eines anderen Typs zu ziehen, werden die Werte uXNUMXbuXNUMXb einfach in die folgenden Zellen kopiert.
Es gibt eine Möglichkeit, den Aufruf des Kontextmenüs zu beschleunigen. Ziehen Sie dazu das Kästchen mit gedrückter rechter Maustaste.
Dann erscheint eine Reihe von Befehlen. So können Sie über den Menüpunkt „Progression“ einen Dialog mit weiteren Autocomplete-Einstellungen aufrufen. Aber es gibt eine Einschränkung. Die maximale Sequenzlänge wird in diesem Fall auf die letzte Zelle begrenzt.
Damit die automatische Vervollständigung bis zum erforderlichen Wert (eine bestimmte Zahl oder ein bestimmtes Datum) durchgeführt wird, müssen Sie die rechte Maustaste drücken, nachdem Sie den Cursor zuvor auf das Feld gerichtet haben, und die Markierung nach unten ziehen. Der Cursor kehrt dann zurück. Und der letzte Schritt ist, die Maus loszulassen. Als Ergebnis erscheint ein Kontextmenü mit Einstellungen für die automatische Vervollständigung. Wählen Sie eine Progression aus. Hier ist nur eine Zelle ausgewählt, daher müssen Sie alle Autofill-Parameter in den Einstellungen angeben: Richtung, Schritt, Grenzwert, und die OK-Taste drücken.
Eine besonders interessante Excel-Funktion ist die lineare und exponentielle Approximation. Es ermöglicht, basierend auf dem bestehenden Muster, eine Prognose zu erstellen, wie sich die Werte ändern werden. Um eine Prognose zu erstellen, müssen Sie in der Regel spezielle Excel-Funktionen verwenden oder komplexe Berechnungen durchführen, bei denen die Werte der unabhängigen Variablen ersetzt werden. Es ist viel einfacher, dieses Beispiel in der Praxis zu demonstrieren.
Zum Beispiel gibt es eine Dynamik eines Indikators, dessen Wert in jeder Periode um die gleiche Zahl steigt.
Es ist viel einfacher zu verstehen, wie Werte mit einem linearen Trend vorhergesagt werden (wenn jeder nächste Indikator um einen bestimmten Wert steigt oder sinkt). Dafür eignen sich Standard-Excel-Funktionen, besser ist es aber, zur besseren Übersichtlichkeit eine Grafik zu zeichnen, die die Trendlinie, die Funktionsgleichung und den Erwartungswert anzeigt.
Um herauszufinden, wie der vorhergesagte Indikator in Zahlen ausgedrückt sein wird, müssen Sie bei der Berechnung die Regressionsgleichung als Grundlage nehmen (oder direkt die in Excel integrierten Formeln verwenden). Infolgedessen wird es viele Aktionen geben, die nicht jeder auf Anhieb verstehen kann.
Mit der linearen Regression können Sie jedoch vollständig auf komplexe Formeln und grafische Darstellungen verzichten. Verwenden Sie einfach die automatische Vervollständigung. Der Benutzer nimmt eine Reihe von Daten auf, auf deren Grundlage eine Prognose erstellt wird. Dieser Zellensatz wird ausgewählt, dann wird die rechte Maustaste gedrückt, mit der Sie den Bereich um die erforderliche Anzahl von Zellen ziehen müssen (abhängig von der Entfernung des Punktes in der Zukunft, für den der vorhergesagte Wert berechnet wird). Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie den Punkt „Lineare Approximation“ auswählen müssen. Das ist es, eine Vorhersage wird erhalten, die keine besonderen mathematischen Fähigkeiten, das Zeichnen oder Ableiten von Formeln erfordert.
Wenn die Indikatoren in jedem Zeitraum um einen bestimmten Prozentsatz steigen, sprechen wir von exponentiellem Wachstum. Beispielsweise basiert die Vorhersage der Dynamik einer Epidemie oder die Vorhersage der Zinsen für eine Bankeinlage auf genau einem solchen Muster.
Es gibt keine effektivere Methode zur Vorhersage des exponentiellen Wachstums als die von uns beschriebene.
Verwenden der Maus zum automatischen Ausfüllen von Daten
Oftmals ist es notwendig, die bereits bestehende Terminliste zu erweitern. Dazu wird ein Datum genommen und mit der linken Maustaste an der unteren rechten Ecke gezogen. Ein quadratisches Symbol wird angezeigt, in dem Sie die Füllmethode auswählen können.
Wenn ein Buchhalter beispielsweise eine Tabellenkalkulation verwendet, ist die Option „Wochentage“ für ihn geeignet. Dieses Element wird auch von anderen Spezialisten benötigt, die Tagespläne erstellen müssen, z. B. HR.
Und hier ist eine weitere Option, wie man das automatische Ausfüllen von Daten mit der Maus implementiert. Beispielsweise muss ein Unternehmen am 15. und am letzten Tag des Monats Gehälter zahlen. Als nächstes müssen Sie zwei Daten eingeben, sie nach unten strecken und die Füllmethode „nach Monaten“ auswählen. Dies kann entweder durch einen Klick mit der linken Maustaste auf das Quadrat in der rechten unteren Ecke oder über die rechte Maustaste mit anschließendem automatischen Aufruf des Kontextmenüs erfolgen.
Wichtig! Der 15. bleibt, unabhängig vom Monat, und der letzte ist automatisch.
Mit der rechten Maustaste können Sie den Verlauf anpassen. Erstellen Sie zum Beispiel eine Liste mit Arbeitstagen in diesem Jahr, die noch bis zum 31. Dezember reichen. Wenn Sie das automatische Ausfüllen mit der rechten Maustaste oder über das Menü verwenden, auf das Sie über das Quadrat zugreifen können, gibt es die Option „Sofortiges Ausfüllen“. Erstmals haben Entwickler dieses Feature in Excel 2013 bereitgestellt. Es ist notwendig, dass die Zellen nach einem bestimmten Muster ausgefüllt werden. Dadurch können Sie viel Zeit sparen.
Schlussfolgerungen
Eigentlich ist das alles. Die automatische Vervollständigung ist eine sehr nützliche Funktion, die Ihnen hilft, viele Arbeitsabläufe zu automatisieren und Vorhersagen basierend auf Mustern zu treffen. Es sind keine zusätzlichen Formeln oder Berechnungen erforderlich. Es genügt, ein paar Tasten zu drücken, und die Ergebnisse erscheinen wie von Zauberhand.