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Excel verfügt über eine leistungsstarke, aber gleichzeitig sehr selten genutzte Fähigkeit, automatische Aktionssequenzen mithilfe von Makros zu erstellen. Ein Makro ist ein idealer Ausweg, wenn Sie es mit der gleichen Art von Aufgabe zu tun haben, die viele Male wiederholt wird. Zum Beispiel Datenverarbeitung oder Dokumentenformatierung nach einer standardisierten Vorlage. In diesem Fall benötigen Sie keine Programmiersprachenkenntnisse.
Sind Sie schon neugierig, was ein Makro ist und wie es funktioniert? Dann trauen Sie sich – dann gehen wir Schritt für Schritt den gesamten Prozess der Makroerstellung mit Ihnen durch.
Was ist Makro?
Ein Makro in Microsoft Office (ja, diese Funktionalität funktioniert in vielen Anwendungen des Microsoft Office Pakets gleich) ist ein Programmcode in einer Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) im Dokument gespeichert. Um es klarer zu machen, kann ein Microsoft Office-Dokument mit einer HTML-Seite verglichen werden, dann ist ein Makro ein Analogon von Javascript. Was Javascript mit HTML-Daten auf einer Webseite machen kann, ist sehr ähnlich zu dem, was ein Makro mit Daten in einem Microsoft Office-Dokument machen kann.
Makros können in einem Dokument so ziemlich alles tun, was Sie wollen. Hier sind einige davon (ein sehr kleiner Teil):
- Wenden Sie Stile und Formatierungen an.
- Führen Sie verschiedene Operationen mit numerischen und Textdaten durch.
- Verwenden Sie externe Datenquellen (Datenbankdateien, Textdokumente usw.)
- Erstellen Sie ein neues Dokument.
- Führen Sie alle oben genannten Schritte in beliebiger Kombination durch.
Makro erstellen – ein praktisches Beispiel
Nehmen wir zum Beispiel die gängigste Datei CSV. Dies ist eine einfache 10×20-Tabelle, die mit Zahlen von 0 bis 100 mit Überschriften für Spalten und Zeilen gefüllt ist. Unsere Aufgabe ist es, diesen Datensatz in eine präsentabel formatierte Tabelle umzuwandeln und Summen in jeder Zeile zu generieren.
Wie bereits erwähnt, ist ein Makro Code, der in der Programmiersprache VBA geschrieben ist. Aber in Excel können Sie ein Programm erstellen, ohne eine Codezeile zu schreiben, was wir gleich tun werden.
Um ein Makro zu erstellen, öffnen Sie Anzeigen (Typ) > Makros (Makro) > Makro aufzeichnen (Makroaufnahme…)
Geben Sie Ihrem Makro einen Namen (ohne Leerzeichen) und klicken Sie OK.
Ab diesem Moment werden ALLE Ihre Aktionen mit dem Dokument aufgezeichnet: Änderungen an Zellen, Scrollen durch die Tabelle, sogar das Ändern der Fenstergröße.
Excel signalisiert an zwei Stellen, dass der Makroaufzeichnungsmodus aktiviert ist. Zuerst auf der Speisekarte Makros (Makros) – anstelle einer Zeichenfolge Makro aufzeichnen (Aufnahme eines Makros…) erschien Aufzeichnung beenden (Höre auf, aufzunehmen).
Zweitens in der unteren linken Ecke des Excel-Fensters. Symbol Stoppen (kleines Quadrat) zeigt an, dass der Makroaufnahmemodus aktiviert ist. Ein Klick darauf beendet die Aufnahme. Umgekehrt, wenn der Aufnahmemodus nicht aktiviert ist, gibt es ein Symbol, um die Makroaufnahme an dieser Stelle zu aktivieren. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie dasselbe Ergebnis wie beim Einschalten der Aufnahme über das Menü.
Nachdem der Makroaufzeichnungsmodus aktiviert ist, kommen wir zu unserer Aufgabe. Lassen Sie uns zunächst Header für die Zusammenfassungsdaten hinzufügen.
Geben Sie als Nächstes die Formeln entsprechend den Namen der Überschriften in die Zellen ein (Varianten der Formeln für Englisch und Excel-Versionen sind angegeben, Zelladressen sind immer lateinische Buchstaben und Zahlen):
- =SUMME(B2:K2) or =SUMME(B2:K2)
- =MITTELWERT(B2:K2) or =СРЗНАЧ(B2:K2)
- =MIN(B2:K2) or =MIN(B2:K2)
- =MAX(B2:K2) or =MAX(B2:K2)
- =MEDIAN(B2:K2) or =MEDIAN(B2:K2)
Wählen Sie nun die Zellen mit Formeln aus und kopieren Sie sie in alle Zeilen unserer Tabelle, indem Sie den AutoFill-Griff ziehen.
Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, sollte jede Zeile die entsprechenden Summen aufweisen.
Als nächstes fassen wir die Ergebnisse für die gesamte Tabelle zusammen, dazu führen wir noch ein paar mathematische Operationen durch:
Beziehungsweise:
- =SUMME(L2:L21) or =SUMME(L2:L21)
- =MITTELWERT(B2:K21) or =СРЗНАЧ(B2:K21) – Um diesen Wert zu berechnen, müssen genau die Anfangsdaten der Tabelle genommen werden. Wenn Sie den Durchschnitt der Durchschnitte für einzelne Zeilen nehmen, wird das Ergebnis anders ausfallen.
- =MIN(N2:N21) or =MIN(N2:N21)
- =MAX(O2:O21) or =MAX(O2:O21)
- =MEDIAN(B2:K21) or =MEDIAN(B2:K21) – erwägen wir aus dem oben genannten Grund die Anfangsdaten der Tabelle zu verwenden.
Nachdem wir nun mit den Berechnungen fertig sind, wollen wir etwas formatieren. Lassen Sie uns zunächst dasselbe Datenanzeigeformat für alle Zellen festlegen. Wählen Sie alle Zellen auf dem Blatt aus, verwenden Sie dazu die Tastenkombination Strg + Aoder klicken Sie auf das Symbol Wählen Sie alle, das sich am Schnittpunkt der Zeilen- und Spaltenüberschriften befindet. Dann klick Komma-Stil (Trennzeichenformat) Registerkarte Startseite (Zuhause).
Ändern Sie als Nächstes das Aussehen der Spalten- und Zeilenüberschriften:
- Fetter Schriftstil.
- Zentrierung.
- Farbfüllung.
Und schließlich richten wir das Format der Summen ein.
So soll es am Ende aussehen:
Wenn alles zu Ihnen passt, beenden Sie die Aufzeichnung des Makros.
Herzliche Glückwünsche! Sie haben gerade Ihr erstes Makro selbst in Excel aufgezeichnet.
Um das generierte Makro verwenden zu können, müssen wir das Excel-Dokument in einem Format speichern, das Makros unterstützt. Zuerst müssen wir alle Daten aus der von uns erstellten Tabelle löschen, dh sie zu einer leeren Vorlage machen. Tatsache ist, dass wir in Zukunft mit dieser Vorlage die neuesten und relevantesten Daten importieren werden.
Um alle Zellen aus den Daten zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Wählen Sie alle, das sich am Schnittpunkt der Zeilen- und Spaltenüberschriften befindet, und wählen Sie im Kontextmenü aus Löschen (Löschen).
Jetzt ist unser Blatt vollständig von allen Daten gelöscht, während das Makro aufgezeichnet bleibt. Wir müssen die Arbeitsmappe als makrofähige Excel-Vorlage mit der Erweiterung speichern XLTM.
Ein wichtiger Punkt! Wenn Sie die Datei mit der Erweiterung speichern XLTX, dann funktioniert das Makro darin nicht. Übrigens können Sie die Arbeitsmappe als Excel 97-2003-Vorlage speichern, die das Format hat XLT, es unterstützt auch Makros.
Wenn die Vorlage gespeichert ist, können Sie Excel sicher schließen.
Ausführen eines Makros in Excel
Bevor ich alle Möglichkeiten des von Ihnen erstellten Makros aufzeige, denke ich, dass es richtig ist, auf ein paar wichtige Punkte in Bezug auf Makros im Allgemeinen zu achten:
- Makros können schädlich sein.
- Lesen Sie den vorherigen Absatz noch einmal.
VBA-Code ist sehr mächtig. Insbesondere kann es Operationen an Dateien außerhalb des aktuellen Dokuments ausführen. Beispielsweise kann ein Makro beliebige Dateien in einem Ordner löschen oder ändern Meine Unterlagen. Führen Sie aus diesem Grund nur Makros aus Quellen aus, denen Sie vertrauen, und lassen Sie sie zu.
Um unser Datenformatierungsmakro auszuführen, öffnen Sie die Vorlagendatei, die wir im ersten Teil dieses Tutorials erstellt haben. Wenn Sie Standardsicherheitseinstellungen haben, wird beim Öffnen einer Datei über der Tabelle eine Warnung angezeigt, dass Makros deaktiviert sind, und eine Schaltfläche, um sie zu aktivieren. Da wir die Vorlage selbst erstellt haben und uns selbst vertrauen, drücken wir auf den Knopf Aktiviere Inhalt (Inhalt einbeziehen).
Der nächste Schritt besteht darin, den neuesten aktualisierten Datensatz aus der Datei zu importieren CSV (Auf der Grundlage einer solchen Datei haben wir unser Makro erstellt).
Wenn Sie Daten aus einer CSV-Datei importieren, werden Sie möglicherweise von Excel aufgefordert, einige Einstellungen vorzunehmen, um die Daten korrekt in die Tabelle zu übertragen.
Wenn der Import abgeschlossen ist, gehen Sie zum Menü Makros Registerkarte (Makros). Anzeigen (Anzeigen) und wählen Sie einen Befehl aus Makros anzeigen (Makro).
In dem sich öffnenden Dialogfeld sehen wir eine Zeile mit dem Namen unseres Makros Formatdaten. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf Führen Sie (Ausführen).
Wenn das Makro ausgeführt wird, sehen Sie, wie der Tabellencursor von Zelle zu Zelle springt. Nach einigen Sekunden werden die gleichen Operationen mit den Daten durchgeführt wie beim Aufzeichnen eines Makros. Wenn alles fertig ist, sollte die Tabelle genauso aussehen wie das Original, das wir von Hand formatiert haben, nur mit unterschiedlichen Daten in den Zellen.
Schauen wir unter die Haube: Wie funktioniert ein Makro?
Wie bereits mehrfach erwähnt, handelt es sich bei einem Makro um Programmcode in einer Programmiersprache. Visual Basic für Applikationen (VBA). Wenn Sie den Makroaufzeichnungsmodus aktivieren, zeichnet Excel tatsächlich jede Ihrer Aktionen in Form von VBA-Anweisungen auf. Einfach ausgedrückt, Excel schreibt den Code für Sie.
Um diesen Programmcode zu sehen, müssen Sie in das Menü Makros Registerkarte (Makros). Anzeigen (ansehen) klicken Makros anzeigen (Makros) und klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf Bearbeiten (Ändern).
Das Fenster öffnet sich. Visual Basic für Applikationen, in der wir den Programmcode des von uns aufgezeichneten Makros sehen. Ja, Sie haben richtig verstanden, hier können Sie diesen Code ändern und sogar ein neues Makro erstellen. Die Aktionen, die wir in dieser Lektion mit der Tabelle durchgeführt haben, können mithilfe der automatischen Makroaufzeichnung in Excel aufgezeichnet werden. Komplexere Makros mit fein abgestimmter Sequenz- und Aktionslogik erfordern jedoch eine manuelle Programmierung.
Fügen wir unserer Aufgabe einen weiteren Schritt hinzu …
Stellen Sie sich vor, dass unsere ursprüngliche Datendatei daten.csv wird automatisch von einem Prozess erstellt und immer am selben Ort auf der Festplatte gespeichert. Zum Beispiel, C:Datendata.csv – Pfad zur Datei mit aktualisierten Daten. Der Vorgang des Öffnens dieser Datei und des Imports von Daten daraus kann auch in einem Makro aufgezeichnet werden:
- Öffnen Sie die Vorlagendatei, in der wir das Makro gespeichert haben − Formatdaten.
- Erstellen Sie ein neues Makro mit dem Namen Lade Daten.
- Während der Aufzeichnung eines Makros Lade Daten Daten aus Datei importieren daten.csv – wie wir es im vorherigen Teil der Lektion getan haben.
- Beenden Sie nach Abschluss des Imports die Aufzeichnung des Makros.
- Löschen Sie alle Daten aus Zellen.
- Speichern Sie die Datei als Excel-Vorlage mit Makros (XLTM-Erweiterung).
Wenn Sie also diese Vorlage ausführen, erhalten Sie Zugriff auf zwei Makros – eines lädt die Daten, das andere formatiert sie.
Wenn Sie in die Programmierung einsteigen möchten, können Sie die Aktionen dieser beiden Makros zu einem kombinieren – indem Sie einfach den Code aus kopieren Lade Daten zum Anfang des Codes Formatdaten.