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Beim Übertragen einer Tabelle von einer externen Quelle nach Excel kommt es häufig zu Situationen mit der Verschiebung von Zellen mit Informationen und der Bildung von Leerstellen. Bei der Verwendung von Formeln ist kein weiteres Arbeiten möglich. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage: Wie können Sie leere Zellen schnell entfernen?
Fälle, in denen es möglich ist, leere Zellen zu löschen
Während des Betriebs kann eine Datenverschiebung auftreten, was nicht erwünscht ist. Die Entfernung wird nur in einigen Fällen durchgeführt, zum Beispiel:
- Es gibt keine Informationen in der gesamten Zeile oder Spalte.
- Es gibt keine logische Verbindung zwischen Zellen.
Die klassische Methode zum Entfernen von Hohlräumen ist ein Element nach dem anderen. Diese Methode ist möglich, wenn Sie mit Bereichen arbeiten, die geringfügige Anpassungen erfordern. Das Vorhandensein einer großen Anzahl leerer Zellen führt dazu, dass die Batch-Löschmethode verwendet werden muss.
Lösung 1: Löschen durch Auswählen einer Gruppe von Zellen
Am einfachsten ist es, ein spezielles Werkzeug zum Auswählen von Zellgruppen zu verwenden. Ausführungsprozess:
- Wählen Sie den Problembereich aus, in dem sich leere Zellen angesammelt haben, und drücken Sie dann die Taste F5.
- Der Bildschirm sollte das folgende Befehlsfenster öffnen. Klicken Sie auf die interaktive Schaltfläche Auswählen.
- Das Programm öffnet ein weiteres Fenster. Wählen Sie „Leere Zellen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf OK.
- Es erfolgt eine automatische Auswahl von unbesetzten Plätzen. Ein Rechtsklick auf einen Nicht-Informationsbereich aktiviert das Öffnen eines Fensters, in dem Sie auf „Löschen“ klicken müssen.
- Als nächstes öffnet sich „Zellen löschen“. Setzen Sie ein Häkchen bei „Zellen mit einer Verschiebung nach oben“. Wir stimmen zu, indem wir die Schaltfläche „OK“ drücken.
- Als Ergebnis entfernt das Programm automatisch die Stellen, die korrigiert werden müssen.
- Um die Auswahl zu entfernen, klicken Sie irgendwo in der Tabelle auf LMT.
Achtung! Die Löschmethode mit Verschiebung wird nur dann gewählt, wenn nach dem Auswahlbereich keine Zeilen mit Informationen vorhanden sind.
Lösung 2: Wenden Sie Filterung und bedingte Formatierung an
Diese Methode ist komplizierter. Bevor Sie mit der Implementierung fortfahren, sollten Sie sich daher zunächst mit dem detaillierten Plan für die Implementierung jeder Aktion vertraut machen.
Achtung! Der Hauptnachteil dieser Methode besteht darin, dass sie verwendet wird, um mit einer einzelnen Spalte zu arbeiten, die keine Formeln enthält.
Betrachten Sie eine sequentielle Beschreibung der Datenfilterung:
- Wählen Sie einen Bereich von einer Spalte aus. Suchen Sie den Punkt „Bearbeiten“ in der Symbolleiste. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Fenster mit einer Liste von Einstellungen angezeigt. Gehen Sie auf die Registerkarte „Sortieren und Filtern“.
- Wählen Sie den Filter und aktivieren Sie LMB.
- Dadurch wird die oberste Zelle aktiviert. An der Seite erscheint ein quadratisches Symbol mit einem Abwärtspfeil. Dies weist auf die Möglichkeit hin, ein Fenster mit zusätzlichen Funktionen zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche und deaktivieren Sie in der sich öffnenden Registerkarte das Kontrollkästchen neben der Position „(leer)“, klicken Sie auf „OK“.
- Nach den durchgeführten Manipulationen verbleiben nur gefüllte Zellen in der Spalte.
Fachberatung! Das Entfernen von Lücken durch Filtern ist nur geeignet, wenn keine gefüllten Zellen in der Nähe sind, da sonst bei dieser Methode alle Daten verloren gehen.
Sehen wir uns nun an, wie Sie eine bedingte Formatierung zusammen mit einer Filterung durchführen:
- Wählen Sie dazu den Problembereich aus und aktivieren Sie, nachdem Sie die Symbolleiste „Stile“ gefunden haben, die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“.
- Suchen Sie in dem sich öffnenden Fenster die Zeile „Mehr“ und folgen Sie diesem Link.
- Als nächstes geben Sie im erscheinenden Fenster im linken Feld den Wert „0“ ein. Wählen Sie im rechten Feld die gewünschte Farbfüllungsoption aus oder belassen Sie die Standardwerte. Wir klicken auf „OK“. Als Ergebnis werden alle Zellen mit Informationen in der von Ihnen gewählten Farbe gezeichnet.
- Wenn das Programm eine zuvor getroffene Auswahl entfernt, treffen wir sie erneut und schalten das „Filter“-Tool ein. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Wert „Filter by cell color“ oder by font und aktivieren Sie eine der Positionen.
- Dadurch bleiben nur farbig eingefärbte und damit mit Daten gefüllte Zellen erhalten.
- Wählen Sie die mit Farbe gefärbte Zone erneut aus und suchen Sie die Schaltfläche „Kopieren“ oben in der Symbolleiste, drücken Sie darauf. Es wird durch zwei übereinanderliegende Blätter dargestellt.
- Indem wir einen anderen Bereich auf diesem Blatt auswählen, treffen wir eine weitere Auswahl.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Menü zu öffnen, in dem wir „Werte“ finden. Das Symbol wird in Form eines Tabletts mit der digitalen Aufzählung 123 dargestellt, klicken Sie darauf.
Achtung! Bei der Auswahl einer Zone ist es erforderlich, dass sich der obere Teil unterhalb der unteren Zeile der hervorgehobenen Liste befindet.
- Als Ergebnis werden die kopierten Daten ohne Anwendung eines Farbfilters übertragen.
Die weitere Arbeit mit Daten kann lokal oder durch Übertragung in einen anderen Bereich des Blattes erfolgen.
Lösung 3: Formel anwenden
Das Entfernen leerer Tabellenzellen auf diese Weise ist mit einigen Schwierigkeiten verbunden und daher weniger beliebt. Die Schwierigkeit liegt in der Verwendung der Formel, die in einer separaten Datei gespeichert werden muss. Gehen wir den Prozess der Reihe nach durch:
- Wählen Sie den Zellbereich aus, der angepasst werden muss.
- Dann klicken wir mit der rechten Maustaste und finden den Befehl „Namen zuweisen“. Weisen Sie der ausgewählten Spalte einen Namen zu und klicken Sie auf OK.
- Wählen Sie an einer beliebigen Stelle auf dem Blatt die freie Zone aus, die der Größe des Bereichs entspricht, in dem die Anpassung vorgenommen wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und geben Sie einen anderen Namen ein.
- Nachdem Sie die oberste Zelle des freien Bereichs aktivieren und die Formel eingeben müssen: =IF(ROW() -ROW(Anpassung)+1>NOTROWS(Nachnamen)-COUNTLEER(Nachnamen);””;INDIREKT(ADRESSE(LOW((IF(Nachnamen<>„”,ROW(Nachnamen);ROW() + ZEILEN(Nachnamen)));ZEILE()-ZEILE(Anpassung)+1);SPALTE(Nachnamen);4))).
Achtung! Die Namen für die Bereiche sind willkürlich gewählt. In unserem Beispiel sind das „Nachnamen“ und „Anpassung“.
- Sobald diese Formeln eingegeben sind, drücken Sie die Tastenkombination „Strg + Shift + Enter“. Dies ist notwendig, da die Formel Arrays enthält.
Strecken Sie die obere Zelle bis zu den Grenzen des zuvor definierten Bereichs. Es soll eine Spalte mit den übertragenen Daten angezeigt werden, jedoch ohne leere Zellen.
Zusammenfassung
Das Entfernen leerer Zellen ist auf mehrere Arten möglich, die sich jeweils im Schwierigkeitsgrad unterscheiden, sodass sowohl ein unerfahrener als auch ein fortgeschrittener Tabellenkalkulationsbenutzer die für sich am besten geeignete Option auswählen können.