AutoFilter-Funktion in Excel. Anwendung und Einstellung

Wenn Sie eine oder mehrere Zeilen in einer großen Tabelle finden müssen, müssen Sie viel Zeit damit verbringen, durch das Blatt zu scrollen und mit den Augen nach den richtigen Zellen zu suchen. Der integrierte Microsoft Excel-Filter erleichtert das Auffinden von Daten in vielen Zellen. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie den automatischen Filter aktivieren und deaktivieren und die Möglichkeiten analysieren, die er den Benutzern bietet.

So aktivieren Sie AutoFilter in Excel

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit dieser Option zu beginnen. Lassen Sie uns jeden von ihnen klar analysieren. Das Ergebnis der Aktivierung des Filters ist das Erscheinen einer quadratischen Schaltfläche mit einem Pfeil neben jeder Zelle in der Tabellenüberschrift.

1. Die Registerkarte „Home“ enthält mehrere Abschnitte. Unter ihnen – „Bearbeiten“, und Sie müssen darauf achten.
2. Wählen Sie die Zelle aus, für die der Filter festgelegt werden soll, und klicken Sie dann in diesem Abschnitt auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern“.
3. Es öffnet sich ein kleines Menü, in dem Sie den Punkt „Filter“ auswählen müssen.

1. Die zweite Methode erfordert eine weitere Registerkarte im Menü von Microsoft Excel – sie heißt „Daten“. Es hat einen separaten Abschnitt, der für das Sortieren und Filtern reserviert ist.
2. Klicken Sie erneut auf die gewünschte Zelle, öffnen Sie „Daten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“ mit dem Bild eines Trichters.

Wichtig! Sie können einen Filter nur verwenden, wenn die Tabelle eine Kopfzeile hat. Wenn Sie den Filter auf eine Tabelle ohne Überschriften setzen, gehen Daten in der obersten Zeile verloren – sie verschwinden aus der Ansicht.

Einrichten eines Filters nach Tabellendaten

Der Filter wird häufig in großen Tabellen verwendet. Es wird benötigt, um die Zeilen einer Kategorie schnell anzuzeigen und sie vorübergehend von anderen Informationen zu trennen.

1. Sie können Daten nur nach Spaltendaten filtern. Öffnen Sie das Menü, indem Sie auf den Pfeil in der Kopfzeile der ausgewählten Spalte klicken. Es erscheint eine Liste mit Optionen zum Sortieren der Daten.
2. Lassen Sie uns zunächst das Einfachste versuchen – entfernen Sie ein paar Häkchen und lassen Sie nur eines übrig.
3. Als Ergebnis besteht die Tabelle nur aus Zeilen, die den ausgewählten Wert enthalten.
4. Neben dem Pfeil erscheint ein Trichtersymbol, das anzeigt, dass der Filter aktiviert ist.

Die Sortierung erfolgt auch nach Text- oder Zahlenfiltern. Das Programm hinterlässt Linien auf dem Blatt, die den festgelegten Anforderungen entsprechen. Der Textfilter „gleich“ trennt beispielsweise die Zeilen der Tabelle mit dem angegebenen Wort, „ungleich“ funktioniert umgekehrt – wenn Sie in den Einstellungen ein Wort angeben, gibt es keine Zeilen damit. Es gibt Textfilter basierend auf Anfangs- oder Endbuchstaben.

Zahlen können nach Filtern „größer als oder gleich“, „kleiner als oder gleich“, „zwischen“ sortiert werden. Das Programm kann die ersten 10 Zahlen hervorheben, Daten über oder unter dem Durchschnittswert auswählen. Vollständige Liste der Filter für Text und numerische Informationen:

Wenn die Zellen schattiert sind und ein Farbcode festgelegt ist, wird die Möglichkeit zum Sortieren nach Farbe geöffnet. Zellen der ausgewählten Farbe werden nach oben verschoben. Der Filter nach Farbe ermöglicht es Ihnen, Zeilen auf dem Bildschirm zu belassen, deren Zellen in dem aus der Liste ausgewählten Farbton gefärbt sind.

Wichtig! Unabhängig davon ist die Funktion „Erweitert …“ im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ zu erwähnen. Es wurde entwickelt, um die Filtermöglichkeiten zu erweitern. Mit dem erweiterten Filter können Sie die Bedingungen manuell als Funktion einstellen.

Die Filteraktion wird auf zwei Arten zurückgesetzt. Am einfachsten ist es, die „Rückgängig“-Funktion zu nutzen oder die Tastenkombination „Strg + Z“ zu drücken. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Registerkarte "Daten" zu öffnen, den Abschnitt "Sortieren und Filtern" zu finden und auf die Schaltfläche "Löschen" zu klicken.

Benutzerdefinierter Filter: Anpassen nach Kriterien

Die Datenfilterung in der Tabelle kann so konfiguriert werden, dass sie für einen bestimmten Benutzer bequem ist. Dazu wird im Autofilter-Menü die Option „Benutzerdefinierter Filter“ aktiviert. Lassen Sie uns herausfinden, wie es nützlich ist und wie es sich von den vom System angegebenen Filtermodi unterscheidet.

1. Öffnen Sie das Sortiermenü für eine der Spalten und wählen Sie die Komponente „Benutzerdefinierter Filter…“ aus dem Text-/Zahlenfiltermenü aus.
2. Das Einstellungsfenster wird geöffnet. Links ist das Filterauswahlfeld, rechts die Daten, nach denen sortiert werden soll. Sie können nach zwei Kriterien gleichzeitig filtern – deshalb gibt es zwei Feldpaare im Fenster.

3. Lassen Sie uns zum Beispiel den Filter „gleich“ in beiden Zeilen auswählen und unterschiedliche Werte festlegen – zum Beispiel 39 in einer Zeile und 79 in der anderen.
4. Die Liste der Werte befindet sich in der Liste, die sich nach einem Klick auf den Pfeil öffnet, und entspricht dem Inhalt der Spalte, in der das Filtermenü geöffnet wurde. Sie müssen die Auswahl zum Erfüllen der Bedingungen von „und“ auf „oder“ ändern, damit der Filter funktioniert und nicht alle Zeilen der Tabelle entfernt.
5. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „OK“ geklickt haben, nimmt die Tabelle ein neues Aussehen an. Es gibt nur die Zeilen, in denen der Preis auf 39 oder 79 gesetzt ist. Das Ergebnis sieht so aus:

Betrachten wir die Arbeit von Textfiltern:

1. Öffnen Sie dazu das Filtermenü in der Spalte mit den Textdaten und wählen Sie einen beliebigen Filtertyp aus – zum Beispiel „beginnt mit …“.
2. Das Beispiel verwendet eine Autofilter-Zeile, aber Sie können auch zwei verwenden.

Wählen Sie einen Wert aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

3. Als Ergebnis verbleiben zwei Zeilen, die mit dem ausgewählten Buchstaben beginnen, auf dem Bildschirm.

AutoFilter über das Excel-Menü deaktivieren

Um den Filter für die Tabelle auszuschalten, müssen Sie erneut zum Menü mit den Werkzeugen wechseln. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten.

1. Öffnen wir die Registerkarte „Daten“. In der Mitte des Menüs befindet sich eine große Schaltfläche „Filter“, die Teil des Abschnitts „Sortieren und Filtern“ ist.
2. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, verschwinden die Pfeilsymbole aus der Kopfzeile und es ist unmöglich, die Zeilen zu sortieren. Sie können Filter bei Bedarf wieder aktivieren.

Bei einem anderen Weg müssen Sie sich nicht durch die Registerkarten bewegen – das gewünschte Werkzeug befindet sich auf der „Startseite“. Öffnen Sie rechts den Bereich „Sortieren und Filtern“ und klicken Sie erneut auf den Punkt „Filtern“.

Rat! Um festzustellen, ob die Sortierung ein- oder ausgeschaltet ist, können Sie nicht nur auf die Kopfzeile der Tabelle, sondern auch auf das Menü schauen. Das Element „Filter“ wird orange hervorgehoben, wenn es eingeschaltet ist.

Zusammenfassung

Wenn der Autofilter richtig konfiguriert ist, hilft er Ihnen, Informationen in einer Tabelle mit Kopfzeile zu finden. Filter arbeiten mit numerischen und textuellen Daten, was dem Benutzer hilft, die Arbeit mit der Excel-Tabelle erheblich zu vereinfachen.