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Die Datenkonsolidierung ist eine Funktion in Excel, dank der Benutzer die Möglichkeit haben, Daten aus mehreren Tabellen zu einer zu kombinieren sowie Blätter, die sich in derselben oder in verschiedenen Dateien befinden, zu einer zu kombinieren.
Offizielle Anforderungen an Tabellen, die zur Durchführung der Konsolidierung erforderlich sind
Die Option „Konsolidieren“ funktioniert nicht, wenn die Tabellen die Anforderungen nicht erfüllen. Um die Datenzusammenführung erfolgreich abzuschließen, müssen Sie:
- Überprüfen Sie die Tabelle auf leere Zeilen/Spalten und löschen Sie sie, falls vorhanden;
- dieselben Vorlagen verwenden;
- Folgen Sie den Namen der Spalten, sie sollten sich nicht unterscheiden.
Grundlegende Konsolidierungsmethoden in Excel
Wenn Sie Daten aus verschiedenen Berichten, Tabellen und Bereichen desselben Typs in einer gemeinsamen Datei zusammenführen, können Sie verschiedene Methoden verwenden. Im Folgenden werden die beiden wichtigsten Methoden zur Zusammenfassung von Daten erörtert: nach Position und nach Kategorie.
- Bei der ersten Variante liegen die Daten in den Originalregionen in der gleichen Reihenfolge vor, in der identische Labels aufgebracht werden. Rollup nach Position, um Daten aus 3-4 Blättern zu kombinieren, die auf der gleichen Vorlage basieren, z. B. Jahresabschlüsse, eignen sich für die Überprüfung dieser Methode.
- Bei der zweiten Option: Die Daten sind in zufälliger Reihenfolge, haben aber identische Labels. Konsolidieren Sie nach Kategorie, um Daten aus mehreren Arbeitsblättern mit unterschiedlichen Layouts, aber identischen Datenbeschriftungen zu kombinieren.
Wichtig! Diese Methode hat viel mit der Bildung einer Pivot-Tabelle gemeinsam. Sie können jedoch Kategorien in einer PivotTable neu organisieren.
- Es gibt noch eine dritte Möglichkeit, Daten zu kombinieren – das ist die Konsolidierung mit Formeln. Es wird zwar in der Praxis selten verwendet, da es dem Benutzer viel Zeit kostet.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konsolidierung in Excel
Als nächstes betrachten wir den einfachsten und schnellsten Weg zur Konsolidierung.
So verbinden Sie mehrere Tabellen:
- Zuerst müssen Sie ein neues Blatt erstellen, danach fügt die Software es automatisch auf der rechten Seite hinzu. Bei Bedarf können Sie das Blatt mit der linken Maustaste an eine andere Stelle (z. B. an das Ende der Liste) ziehen.
- Das hinzugefügte Blatt steht in der Zelle, mit der Sie arbeiten werden. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Daten“, suchen Sie den Abschnitt „Arbeiten mit Daten“, klicken Sie auf den Punkt „Konsolidierung“.
- Auf dem Monitor erscheint ein kleines Einstellungsfenster.
- Als nächstes müssen Sie die entsprechende Funktion auswählen, um die Daten zu kombinieren.
- Nachdem Sie eine Funktion ausgewählt haben, gehen Sie zum Feld „Link“, indem Sie hineinklicken. Hier müssen Sie nacheinander eine Reihe von Zellen auswählen. Wechseln Sie dazu zunächst auf das Blatt mit der ersten Platte.
- Wählen Sie dann die Platte zusammen mit der Kopfzeile aus. Vergewissern Sie sich, dass alles richtig gemacht wurde, und klicken Sie dann auf das Symbol „Hinzufügen“. Übrigens können Sie die Koordinaten selbst über die Tastatur aktualisieren / ändern, aber das ist umständlich.
- Um einen Bereich aus einem neuen Dokument auszuwählen, öffnen Sie es zuerst in Excel. Starten Sie danach den Zusammenführungsprozess im ersten Buch und wechseln Sie zum zweiten, wählen Sie das entsprechende Blatt darin aus und wählen Sie dann einen bestimmten Teil der Zellen aus.
- Als Ergebnis wird der erste Eintrag in der „List of Ranges“ gebildet.
- Kehren Sie zum Feld „Link“ zurück, entfernen Sie alle darin enthaltenen Informationen und fügen Sie dann die Koordinaten der verbleibenden Platten zur Liste der Bereiche hinzu.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den folgenden Funktionen: „Beschriftungen der obersten Zeile“, „Werte der linken Spalte“, „Generate Links to Source Data“.
- Klicken Sie dann auf "OK".
- Excel führt den Vorgang aus und erstellt ein neues Dokument gemäß den eingestellten Parametern und den ausgewählten Funktionen.
Im Beispiel wurde die Verknüpfung gewählt, sodass die Ausgabe gruppiert wurde, um das Ein-/Ausblenden der Details zu unterstützen.
Weitere Informationen zum Verwenden von Bereichen, Hinzufügen und Entfernen von Verknüpfungen
- Um den neuen Bereich für die Datenkonsolidierung zu verwenden, müssen Sie die Option „Konsolidieren“ auswählen, auf das Feld „Link“ klicken und den Bereich auswählen oder einen Link einfügen. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ geklickt haben, erscheint der Link in der Liste der Bereiche.
- Um einen Link zu entfernen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf „Entfernen“.
- Um den Link zu ändern, wählen Sie ihn in der Liste der Bereiche aus. Es erscheint im Feld „Link“, wo es aktualisiert werden kann. Klicken Sie nach den durchgeführten Manipulationen auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Entfernen Sie dann die alte Version des geänderten Links.
Die Datenkonsolidierung hilft, die notwendigen Informationen zu kombinieren, die nicht nur in verschiedenen Tabellen und Blättern, sondern auch in anderen Dateien (Büchern) vorhanden sind. Der Mischvorgang nimmt nicht viel Zeit in Anspruch und lässt sich anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung leicht starten.