Importieren Sie Daten aus OneDrive und SharePoint in Power Query / BI

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen Daten in der OneDrive-Cloud oder in einem SharePoint-Unternehmensportal speichern, kann die direkte Verbindung mit Power Query in Excel oder aus Power BI eine überraschende Herausforderung darstellen.

Als ich einmal vor einem ähnlichen Problem stand, stellte ich überrascht fest, dass es keine „legalen“ Wege gibt, es zu lösen. Aus irgendeinem Grund enthält die Liste der verfügbaren Datenquellen in Excel und sogar in Power BI (wo der Satz von Konnektoren traditionell breiter ist) aus irgendeinem Grund nicht die Möglichkeit, eine Verbindung zu OneDrive-Dateien und -Ordnern herzustellen.

Alle unten angebotenen Optionen sind also bis zu einem gewissen Grad „Krücken“, die ein kleines, aber manuelles „Finishing mit einer Feile“ erfordern. Aber diese Krücken haben ein großes Plus – sie funktionieren 🙂

Was ist das Problem?

Eine kurze Einführung für diejenigen, die verbrachte die letzten 20 Jahre im Koma nicht im Thema.

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der in mehreren Varianten erhältlich ist:

• OneDrive Personal – für normale (Nicht-Unternehmens-)Benutzer. Sie geben Ihnen 5 GB kostenlos + zusätzlichen Speicherplatz für eine geringe monatliche Gebühr.
• Microsoft Onedrive for Business – eine Option für Unternehmensanwender und Office 365-Abonnenten mit einem viel größeren verfügbaren Volumen (ab 1 TB) und zusätzlichen Funktionen wie Versionsspeicherung usw.

Ein Sonderfall von OneDrive for Business ist das Speichern von Daten auf einem SharePoint-Unternehmensportal – in diesem Szenario ist OneDrive tatsächlich eine der Bibliotheken von SharePoint'a.

Auf Dateien kann entweder über die Webschnittstelle (https://onedrive.live.com-Website oder Unternehmens-SharePoint-Website) oder durch Synchronisieren ausgewählter Ordner mit Ihrem PC zugegriffen werden:

Normalerweise werden diese Ordner im Benutzerprofil auf Laufwerk C gespeichert – der Pfad zu ihnen sieht ungefähr so ​​​​aus C: BenutzerBenutzernameMicrosoft Onedrive). Ein spezielles Programm überwacht die Relevanz von Dateien und die Synchronisierung aller Änderungen – АOneDrive-Gener (blaue oder graue Wolke in der unteren rechten Ecke des Bildschirms):

Und jetzt die Hauptsache.

Wenn wir Daten von OneDrive nach Excel (über Power Query) oder nach Power BI laden müssen, dann können wir natürlich wie gewohnt über lokale Dateien und Ordner angeben, die als Quelle synchronisiert werden sollen Daten abrufen – Aus Datei – Aus Buch / Aus Ordner (Daten abrufen — Aus Datei — Aus Arbeitsmappe/Ordner)Jedoch müssen auch es wird keine direkte Verbindung zur OneDrive-Cloud sein.

Das heißt, in Zukunft, wenn z. B. Dateien in der Cloud durch andere Benutzer geändert werden, wir müssen zuerst synchronisieren (das passiert lange und ist nicht immer bequem) und nur aktualisieren Sie dann unsere Abfrage Power Query oder Modell in Power BI.

Natürlich stellt sich die Frage: Wie importiert man Daten direkt aus OneDrive/SharePoint, sodass die Daten direkt aus der Cloud geladen werden?

Option 1: Verbinden Sie sich mit einem Buch aus OneDrive for Business oder SharePoint

1. Wir öffnen das Buch in unserem Excel – eine lokale Kopie aus dem synchronisierten OneDrive-Ordner als reguläre Datei. Oder öffnen Sie die Site zuerst in Excel Online und klicken Sie dann auf die Schaltfläche In Excel öffnen (In Excel öffnen).
2. Gehen Sie zu Datei – Einzelheiten (Dateiinformation)
3. Kopieren Sie den Cloud-Pfad mit der Schaltfläche in das Buch Pfad kopieren (Pfad kopieren) im Titel:

   

4. Wählen Sie in einer anderen Excel-Datei oder in Power BI, wo Sie die Daten eingeben möchten, die Befehle aus Daten abrufen – Aus dem Internet (Daten abrufen – aus dem Internet) und fügen Sie den kopierten Pfad in das Adressfeld ein.
5. Am Ende des Pfades löschen ?web=1 und klicken Sie auf OK:

   

6. Wählen Sie im angezeigten Fenster die Autorisierungsmethode aus Organisationskonto (Organisationskonto) und klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden (Einloggen):

   

   Geben Sie unser funktionierendes Login-Passwort ein oder wählen Sie ein Unternehmenskonto aus der angezeigten Liste aus. Wenn Sie alles richtig machen, dann die Inschrift Anmelden sollte sich ändern zu Loggen Sie sich als ein anderer Benutzer ein (Mit anderem Benutzerkonto anmelden).
   

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung (Verbinden).
   

Dann ist alles wie beim gewöhnlichen Import eines Buches – wir wählen die notwendigen Blätter, Smart Tables für den Import etc. aus.

Option 2: Herstellen einer Verbindung mit einer Datei von OneDrive Personal

Um eine Verbindung zu einem Buch in einer persönlichen (nicht unternehmenseigenen) OneDrive-Cloud herzustellen, ist der Ansatz anders:

1. Wir öffnen den Inhalt des gewünschten Ordners auf der OneDrive-Website und finden die importierte Datei.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie den Befehl aus Einleitung (Einbetten) oder wählen Sie die Datei aus und wählen Sie einen ähnlichen Befehl im oberen Menü:

   

3. Klicken Sie im rechts angezeigten Bedienfeld auf die Schaltfläche Erstellen und kopieren Sie den generierten Code:

   

4.  Fügen Sie den kopierten Code in Notepad ein und „mit einer Datei abschließen“:
   
   • Entfernen Sie alles außer dem Link in Anführungszeichen
     
   • Löschen Sie den Block cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Ersetzbares Wort einbetten on herunterladen
   Als Ergebnis sollte der Quellcode wie folgt aussehen:

   

5. Dann ist alles wie bei der vorherigen Methode. Wählen Sie in einer anderen Excel-Datei oder in Power BI, wo Sie die Daten eingeben möchten, die Befehle aus Daten abrufen – Aus dem Internet (Daten abrufen – aus dem Internet), fügen Sie den bearbeiteten Pfad in das Adressfeld ein und klicken Sie auf OK.
6. Wenn das Autorisierungsfenster angezeigt wird, wählen Sie die Option aus Windows und geben Sie ggf. das Login-Passwort von OneDrive ein.
   

Option 3: Importieren Sie den Inhalt eines ganzen Ordners aus OneDrive for Business

Wenn Sie in Power Query oder Power BI den Inhalt nicht einer Datei, sondern eines ganzen Ordners auf einmal ausfüllen müssen (z. B. mit Berichten), ist der Ansatz etwas einfacher:

1. Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste auf den für uns interessanten lokalen synchronisierten Ordner in OneDrive und wählen Sie ihn aus Vor Ort ansehen (Online ansehen).
2. Kopieren Sie in der Adressleiste des Browsers den Anfangsteil der Adresse – bis zum Wort / _Layouts:

   

3. Wählen Sie in der Excel-Arbeitsmappe, in die Sie die Daten laden möchten, oder im Power BI Desktop-Bericht die Befehle aus Daten abrufen – aus Datei – aus SharePoint-Ordner (Daten abrufen – Aus Datei – Aus SharePoint-Ordner):

   

   Fügen Sie dann das kopierte Pfadfragment in das Adressfeld ein und klicken Sie OK:

   

   Wenn ein Autorisierungsfenster angezeigt wird, wählen Sie den Typ aus Microsoft-Konto (Microsoft-Konto)Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden (Einloggen), und dann, nach erfolgreicher Anmeldung, auf die Schaltfläche Verbindung (Verbinden):

   

4. Danach werden alle Dateien von SharePoint angefordert und heruntergeladen und es erscheint ein Vorschaufenster, auf das Sie getrost klicken können Daten konvertieren (Daten transformieren).
   
5. Die weitere Bearbeitung der Liste aller Dateien und deren Zusammenführung erfolgt bereits in Power Query oder in Power BI standardmäßig. Um den Suchkreis nur auf den von uns benötigten Ordner einzugrenzen, können Sie den Filter nach Spalte verwenden Ordnerpfad (1) und erweitern Sie dann den gesamten Inhalt der gefundenen Dateien über die Schaltfläche in der Spalte Inhalt (2):

   

• Zusammenstellen von Tabellen aus verschiedenen Dateien mit Power Query
• Was ist Power Query, Power Pivot, Power BI und wie sie Ihnen helfen können
• Sammeln von Daten aus allen Blättern des Buches in einer Tabelle