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Excel wird von vielen als Tabellenkalkulationsprogramm angesehen. Daher mag die Frage, wie man Tabellen erstellt und mit ihnen arbeitet, auf den ersten Blick seltsam erscheinen. Aber nur wenige wissen, was der Hauptunterschied zwischen Excel und Tabellenkalkulationen ist. Darüber hinaus interagiert diese Komponente des Microsoft Office-Pakets nicht immer mit Tabellenkalkulationen. Darüber hinaus ist die Hauptaufgabe von Excel die Verarbeitung von Informationen, die in unterschiedlichen Formen dargestellt werden können. Auch in tabellarischer Form.
Es kann auch vorkommen, dass ein separater Bereich für die Tabelle ausgewählt und entsprechend formatiert werden muss. Im Allgemeinen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, Tabellen zu verwenden, also schauen wir uns diese genauer an.
Das Konzept der Smart Tables
Es gibt immer noch einen Unterschied zwischen einer Excel-Tabelle und einer intelligenten Tabellenkalkulation. Der erste ist einfach ein Bereich, der eine bestimmte Anzahl von Zellen enthält. Einige von ihnen können mit bestimmten Informationen gefüllt sein, während andere leer sind. Aber aus technischer Sicht gibt es keinen grundlegenden Unterschied zwischen ihnen.
Aber eine Excel-Tabelle ist ein grundlegend anderes Konzept. Es ist nicht auf eine Reihe von Daten beschränkt, es hat seine eigenen Eigenschaften, einen Namen, eine bestimmte Struktur und eine Vielzahl von Vorteilen.
Daher können Sie einen eigenen Namen für die Excel-Tabelle wählen – „Smart Table“ oder Smart Table.
Erstellen Sie eine intelligente Tabelle
Angenommen, wir haben einen Datenbereich mit Verkaufsinformationen erstellt.
Es ist noch kein Tisch. Um einen Bereich darin umzuwandeln, müssen Sie ihn auswählen und die Registerkarte „Einfügen“ und dort die Schaltfläche „Tabelle“ im gleichnamigen Block finden.
Es erscheint ein kleines Fenster. Darin können Sie den Satz von Zellen anpassen, die Sie in eine Tabelle umwandeln möchten. Außerdem müssen Sie angeben, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Sie können auch die Tastenkombination Strg + T verwenden, um dasselbe Dialogfeld aufzurufen.
Grundsätzlich muss in den meisten Fällen nichts verändert werden. Nachdem die Aktion durch Drücken der „OK“-Taste bestätigt wurde, wird der zuvor ausgewählte Bereich sofort zu einer Tabelle.
Bevor Sie die Eigenschaften direkt festlegen, müssen Sie verstehen, wie das Programm selbst die Tabelle sieht. Danach wird vieles klar.
Excel-Tabellenstruktur verstehen
Alle Tabellen haben einen bestimmten Namen, der auf einer speziellen Design-Registerkarte angezeigt wird. Es wird direkt nach der Auswahl einer beliebigen Zelle angezeigt. Standardmäßig hat der Name die Form „Tabelle 1“ oder „Tabelle 2“ bzw.
Wenn Sie mehrere Tabellen in einem Dokument haben müssen, empfiehlt es sich, ihnen solche Namen zu geben, damit Sie später nachvollziehen können, welche Informationen wo enthalten sind. In Zukunft wird es dann viel einfacher, mit ihnen zu interagieren, sowohl für Sie als auch für Personen, die Ihr Dokument anzeigen.
Darüber hinaus können benannte Tabellen in Power Query oder einer Reihe anderer Add-Ins verwendet werden.
Nennen wir unsere Tabelle „Bericht“. Der Name kann in einem Fenster namens Namensmanager angezeigt werden. Um es zu öffnen, müssen Sie den folgenden Pfad gehen: Formeln – Definierte Namen – Namensverwaltung.
Es ist auch möglich, die Formel manuell einzugeben, wo Sie auch den Tabellennamen sehen können.
Aber das Amüsanteste ist, dass Excel die Tabelle gleichzeitig in mehreren Abschnitten sehen kann: in ihrer Gesamtheit sowie in einzelnen Spalten, Überschriften, Summen. Dann sehen die Links so aus.
Im Allgemeinen dienen solche Konstruktionen nur der genaueren Orientierung. Aber es ist nicht nötig, sie auswendig zu lernen. Sie werden automatisch in Tooltips angezeigt, die nach der Auswahl von Tabelle erscheinen, und wie die eckigen Klammern geöffnet werden. Um sie einzufügen, müssen Sie zunächst das englische Layout aktivieren.
Die gewünschte Option finden Sie mit der Tab-Taste. Vergessen Sie nicht, alle Klammern in der Formel zu schließen. Quadrate sind hier keine Ausnahme.
Wenn Sie den Inhalt der gesamten Spalte mit Verkäufen summieren möchten, müssen Sie die folgende Formel schreiben:
= SUMME (D2: D8)
Danach wird es automatisch zu =SUMME(Bericht[Verkäufe]). In einfachen Worten führt der Link zu einer bestimmten Spalte. Bequem, einverstanden?
Daher verwendet jedes Diagramm, jede Formel, jeder Bereich, in dem eine intelligente Tabelle verwendet wird, um Daten daraus zu entnehmen, automatisch aktuelle Informationen.
Lassen Sie uns nun ausführlicher darüber sprechen, welche Tabellen Eigenschaften haben können.
Excel-Tabellen: Eigenschaften
Jede erstellte Tabelle kann mehrere Spaltenüberschriften haben. Als Datenquelle dient dann die erste Zeile des Bereichs.
Wenn die Tabellengröße zu groß ist, werden außerdem beim Herunterscrollen anstelle der Buchstaben, die die entsprechenden Spalten bezeichnen, die Namen der Spalten angezeigt. Dies wird dem Benutzer gefallen, da es nicht notwendig ist, die Bereiche manuell zu fixieren.
Es enthält auch einen Autofilter. Aber wenn Sie es nicht brauchen, können Sie es jederzeit in den Einstellungen deaktivieren.
Außerdem werden alle Werte, die direkt unter die letzte Zelle der Tabellenspalte geschrieben werden, selbst daran angehängt. Daher können sie direkt in jedem Objekt gefunden werden, das Daten aus der ersten Spalte der Tabelle in seiner Arbeit verwendet.
Gleichzeitig werden neue Zellen für die Gestaltung der Tabelle formatiert und alle für diese Spalte spezifischen Formeln automatisch hineingeschrieben. Mit einfachen Worten, um die Tabelle zu vergrößern und zu erweitern, geben Sie einfach die richtigen Daten ein. Alles andere wird vom Programm hinzugefügt. Dasselbe gilt für neue Spalten.
Wenn eine Formel in mindestens eine Zelle eingegeben wird, erstreckt sie sich automatisch auf die gesamte Spalte. Das heißt, Sie müssen die Zellen nicht manuell ausfüllen, alles geschieht automatisch, wie in diesem animierten Screenshot gezeigt.
Alle diese Funktionen sind gut. Sie können die Tabelle jedoch selbst anpassen und ihre Funktionalität erweitern.
Tabelleneinstellung
Zuerst müssen Sie die Registerkarte „Designer“ öffnen, auf der sich die Tabellenparameter befinden. Sie können sie anpassen, indem Sie bestimmte Kontrollkästchen in der Gruppe „Tabellenstiloptionen“ hinzufügen oder deaktivieren.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Kopfzeile hinzufügen oder entfernen.
- Fügen Sie eine Zeile mit Summen hinzu oder entfernen Sie sie.
- Linien abwechselnd machen.
- Heben Sie extreme Spalten fett hervor.
- Aktiviert oder deaktiviert gestreifte Linienfüllungen.
- Autofilter deaktivieren.
Sie können auch ein anderes Format einstellen. Verwenden Sie dazu die Optionen in der Gruppe Tabellenstile. Anfangs unterscheidet sich das Format von dem oben genannten, aber in diesem Fall können Sie das gewünschte Aussehen jederzeit anpassen.
Dort finden Sie auch die Gruppe „Werkzeuge“, in der Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, Kopien löschen und die Tabelle in ein Standardsortiment konvertieren können.
Aber das unterhaltsamste Feature ist die Erstellung von Slices.
Ein Slice ist eine Art Filter, der in einem separaten Grafikelement angezeigt wird. Um es einzufügen, müssen Sie auf die gleichnamige Schaltfläche „Slicer einfügen“ klicken und dann die Spalten auswählen, die Sie verlassen möchten.
Das war's, jetzt erscheint ein Panel, das alle eindeutigen Werte auflistet, die in den Zellen dieser Spalte enthalten sind.
Um die Tabelle zu filtern, müssen Sie die Kategorie auswählen, die im Moment am interessantesten ist.
Mit einem Slicer können mehrere Kategorien ausgewählt werden. Dazu müssen Sie die Strg-Taste drücken oder auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke links neben dem Entfernen des Filters klicken, bevor Sie mit der Auswahl beginnen.
Um Parameter direkt in der Multifunktionsleiste einzustellen, können Sie die gleichnamige Registerkarte verwenden. Mit seiner Hilfe ist es möglich, verschiedene Eigenschaften des Slice zu bearbeiten: Aussehen, Schaltflächengröße, Menge usw.
Wichtige Einschränkungen von Smart Tables
Trotz der vielen Vorteile von Excel-Tabellen muss der Anwender einige Nachteile in Kauf nehmen:
- Die Ansichten funktionieren nicht. Mit einfachen Worten, es gibt keine Möglichkeit, sich bestimmte Blattparameter zu merken.
- Sie können das Buch nicht mit einer anderen Person teilen.
- Das Einfügen von Zwischensummen ist nicht möglich.
- Sie können keine Matrixformeln verwenden.
- Es gibt keine Möglichkeit, Zellen zu verbinden. Aber es wird nicht empfohlen, dies zu tun.
Es gibt jedoch viel mehr Vor- als Nachteile, sodass diese Nachteile nicht sehr auffallen werden.
Beispiele für intelligente Tabellen
Jetzt ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, in welchen Situationen smarte Excel-Tabellen benötigt werden und welche Maßnahmen ergriffen werden können, die mit dem Standardsortiment nicht möglich sind.
Angenommen, wir haben eine Tabelle, die die Bareinnahmen aus dem Kauf von T-Shirts zeigt. Die erste Spalte enthält die Namen der Mitglieder der Gruppe und in den anderen – wie viele T-Shirts verkauft wurden und welche Größe sie haben. Lassen Sie uns diese Tabelle als Beispiel verwenden, um zu sehen, welche möglichen Maßnahmen ergriffen werden können, die bei einem regulären Bereich unmöglich sind.
Fazit mit Excel-Funktionalität
Im obigen Screenshot sehen Sie unsere Tabelle. Fassen wir zunächst alle Größen von T-Shirts einzeln zusammen. Wenn Sie einen Datenbereich verwenden, um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie alle Formeln manuell eingeben. Wenn Sie eine Tabelle erstellen, dann gibt es diese lästige Last nicht mehr. Es reicht aus, nur einen Artikel aufzunehmen, und danach wird die Zeile mit den Summen von selbst generiert.
Als nächstes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle. Es erscheint ein Popup-Menü mit dem Eintrag „Tabelle“. Es hat eine Option „Gesamtzeile“, die Sie aktivieren müssen. Es kann auch über den Konstruktor hinzugefügt werden.
Außerdem erscheint am Ende der Tabelle eine Zeile mit Summen. Wenn Sie das Dropdown-Menü öffnen, sehen Sie dort folgende Einstellungen:
- Durchschnittlich.
- Menge.
- Maximal.
- Abweichung ausgleichen.
Und vieles mehr. Um auf Funktionen zuzugreifen, die nicht in der obigen Liste enthalten sind, müssen Sie auf den Punkt „Weitere Funktionen“ klicken. Hier ist es praktisch, dass die Reichweite automatisch ermittelt wird. Wir haben die Funktion gewählt SUM, denn in unserem Fall müssen wir wissen, wie viele T-Shirts insgesamt verkauft wurden.
Automatisches Einfügen von Formeln
Excel ist ein wirklich intelligentes Programm. Der Benutzer weiß möglicherweise nicht einmal, dass er versucht, seine nächsten Aktionen vorherzusagen. Wir haben am Ende der Tabelle eine Spalte hinzugefügt, um die Verkaufsergebnisse für jeden der Käufer zu analysieren. Nachdem Sie die Formel in die erste Zeile eingefügt haben, wird sie sofort in alle anderen Zellen kopiert, und dann wird die gesamte Spalte mit den von uns benötigten Werten gefüllt. Gemütlich?
Sortierfunktion
Viele Leute benutzen das Kontextmenü, um diese oder jene Funktion zu nutzen. Es gibt fast alle Aktionen, die in den meisten Fällen durchgeführt werden müssen. Wenn Sie intelligente Tabellen verwenden, wird die Funktionalität noch erweitert.
Beispielsweise müssen wir prüfen, wer die Vorauszahlung bereits überwiesen hat. Dazu müssen Sie die Daten nach der ersten Spalte sortieren. Lassen Sie uns den Text so formatieren, dass nachvollziehbar ist, wer bereits eine Zahlung geleistet hat, wer nicht und wer die dafür erforderlichen Unterlagen nicht vorgelegt hat. Der erste wird grün, der zweite rot und der dritte blau markiert. Und nehmen wir an, wir stehen vor der Aufgabe, sie zu gruppieren.
Darüber hinaus kann Excel alles für Sie erledigen.
Zuerst müssen Sie auf das Dropdown-Menü neben der Überschrift der Spalte „Name“ klicken und auf den Punkt „Nach Farbe sortieren“ klicken und die rote Schriftfarbe auswählen.
Alles, jetzt werden die Informationen darüber, wer die Zahlung geleistet hat, übersichtlich dargestellt.
Filtration
Es ist auch möglich, das Anzeigen und Ausblenden bestimmter Tabelleninformationen anzupassen. Wenn Sie beispielsweise nur die Personen anzeigen möchten, die nicht bezahlt haben, können Sie die Daten nach dieser Farbe filtern. Auch eine Filterung nach anderen Parametern ist möglich.
Schlussfolgerungen
Daher sind intelligente Tabellenkalkulationen in Excel großartige Helfer bei der Lösung aller Probleme, denen Sie sich stellen müssen.