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Eine große Anzahl von Excel-Benutzern macht den gleichen Fehler. Sie verwechseln zwei grundlegend unterschiedliche Arten von Operationen: innerhalb der Zelle und dahinter. Aber der Unterschied zwischen ihnen ist riesig.
Tatsache ist, dass jede Zelle ein vollwertiges Element ist, also ein Eingabefeld mit vielen Möglichkeiten. Dort werden Formeln, Zahlen, Texte, logische Operatoren usw. eingetragen. Der Text selbst kann gestaltet werden: Ändern Sie seine Größe und seinen Stil sowie seine Position innerhalb der Zelle.
In diesem Bild können Sie beispielsweise sehen, dass der Text in der Zelle rot und fett ist.
In diesem Fall ist darauf zu achten, dass sich die im Bild gezeigte Zelle gerade im Inhaltsbearbeitungsmodus befindet. Um zu verstehen, in welchem spezifischen Zustand sich die Zelle in Ihrem Fall befindet, können Sie den Textcursor darin verwenden. Aber auch wenn es nicht sichtbar ist, befindet sich die Zelle möglicherweise im Bearbeitungsmodus. Sie können dies daran erkennen, dass aktive Schaltflächen zum Bestätigen und Abbrechen von Eingaben vorhanden sind.
Ein wichtiges Merkmal dieses Modus ist, dass es unmöglich ist, alle möglichen Operationen mit einer Zelle darin auszuführen. Wenn Sie sich die Multifunktionsleiste ansehen, werden Sie feststellen, dass die meisten Schaltflächen nicht aktiv sind. Hier wird der Hauptfehler ausgedrückt. Aber lassen Sie uns über alles der Reihe nach sprechen, beginnend mit den Grundlagen, und dann werden wir die Komplexität erhöhen, damit jeder etwas Nützliches lernen kann.
Grundlegende Konzepte
Das Hauptelement der Tabelle ist also die Zelle. Es befindet sich am Schnittpunkt einer Spalte und einer Zeile und hat daher eine eigene Adresse, die in Formeln verwendet werden kann, um darauf zu zeigen, bestimmte Daten zu erhalten und so weiter.
Beispielsweise hat Zelle B3 die folgenden Koordinaten: Zeile 3, Spalte 2. Sie können sie in der oberen linken Ecke direkt unter dem Navigationsmenü sehen.
Das zweite wichtige Konzept ist das Arbeitsbuch. Dies ist ein vom Benutzer geöffnetes Dokument, das eine Liste von Blättern enthält, die wiederum aus Zellen bestehen. Jedes neue Dokument enthält zunächst keine Informationen und im entsprechenden Weinfeld die Adresse der aktuell ausgewählten Zelle.
Die Spalten- und Zeilennamen werden ebenfalls angezeigt. Wenn eine der Zellen ausgewählt ist, werden die entsprechenden Elemente in der Koordinatenleiste orange hervorgehoben.
Um Informationen einzugeben, müssen Sie, wie wir oben bereits verstanden haben, in den Bearbeitungsmodus wechseln. Sie müssen die entsprechende Zelle auswählen, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken, und dann einfach die Daten eingeben. Sie können auch über die Tastatur mit den Pfeiltasten zwischen verschiedenen Zellen navigieren.
Grundlegende Zelloperationen
Wählen Sie Zellen in einem Bereich aus
Die Gruppierung von Informationen in Excel erfolgt nach einem speziellen Bereich. In diesem Fall werden mehrere Zellen auf einmal sowie Zeilen und Spalten ausgewählt. Wenn Sie sie auswählen, wird der gesamte Bereich angezeigt, und die Adressleiste bietet eine Zusammenfassung aller ausgewählten Zellen.
Zellen zusammenführen
Nachdem die Zellen ausgewählt wurden, können sie nun zusammengeführt werden. Zuvor empfiehlt es sich, den markierten Bereich mit der Tastenkombination Strg + C zu kopieren und mit den Tasten Strg + V an eine andere Stelle zu verschieben. Auf diese Weise können Sie eine Sicherungskopie Ihrer Daten speichern. Dies ist erforderlich, da beim Zusammenführen von Zellen alle darin enthaltenen Informationen gelöscht werden. Und um es wiederherzustellen, müssen Sie eine Kopie davon haben.
Als nächstes müssen Sie auf die im Screenshot gezeigte Schaltfläche klicken. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Zellen zu verbinden. Sie müssen diejenige auswählen, die der Situation am besten entspricht.
Suche nach der gewünschten Schaltfläche. Suchen Sie im Navigationsmenü auf der Registerkarte „Home“ die Schaltfläche, die im vorherigen Screenshot markiert war, und zeigen Sie die Dropdown-Liste an. Wir haben Merge and Center ausgewählt. Wenn diese Schaltfläche inaktiv ist, müssen Sie den Bearbeitungsmodus verlassen. Dies kann durch Drücken der Eingabetaste erfolgen.
Wenn Sie die Position des Textes in der resultierenden großen Zelle anpassen müssen, können Sie dies mithilfe der Ausrichtungseigenschaften auf der Registerkarte Start tun.
Zellen teilen
Dies ist ein ziemlich einfaches Verfahren, das den vorherigen Absatz etwas wiederholt:
- Auswählen einer Zelle, die zuvor durch Zusammenführen mehrerer anderer Zellen erstellt wurde. Eine Trennung von anderen ist nicht möglich.
- Sobald der zusammengeführte Block ausgewählt ist, leuchtet die Zusammenführungstaste auf. Nachdem Sie darauf geklickt haben, werden alle Zellen getrennt. Jeder von ihnen erhält eine eigene Adresse. Zeilen und Spalten werden automatisch neu berechnet.
Zellsuche
Bei der Arbeit mit großen Datenmengen kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen übersehen werden. Um dieses Problem zu lösen, können Sie die Suche verwenden. Darüber hinaus können Sie nicht nur nach Wörtern, sondern auch nach Formeln, kombinierten Blöcken und allem, was Sie möchten, suchen. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Startseite geöffnet ist. Es gibt einen Bereich „Bearbeiten“, in dem Sie die Taste „Suchen und Auswählen“ finden.
- Danach öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Eingabefeld, in das Sie den gewünschten Wert eingeben können. Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzliche Parameter anzugeben. Wenn Sie beispielsweise verbundene Zellen finden müssen, müssen Sie auf „Optionen“ – „Format“ – „Ausrichtung“ klicken und das Kontrollkästchen neben der Suche nach verbundenen Zellen aktivieren.
- Die notwendigen Informationen werden in einem speziellen Fenster angezeigt.
Es gibt auch eine „Find All“-Funktion, um nach allen verbundenen Zellen zu suchen.
Arbeiten mit dem Inhalt von Excel-Zellen
Hier sehen wir uns einige Funktionen an, die es Ihnen ermöglichen, mit eingegebenem Text, Funktionen oder Zahlen zu arbeiten, Kopier-, Verschiebe- und Reproduktionsvorgänge durchzuführen. Schauen wir uns jeden von ihnen der Reihe nach an.
- Eingang. Hier ist alles einfach. Sie müssen die gewünschte Zelle auswählen und einfach mit dem Schreiben beginnen.
- Informationen entfernen. Dazu können Sie sowohl die Entf-Taste als auch die Rücktaste verwenden. Sie können auch die Radiergummi-Taste im Bearbeitungsfeld verwenden.
- Kopieren. Es ist sehr praktisch, dies mit den Hotkeys Strg + C auszuführen und die kopierten Informationen mit der Kombination Strg + V an der gewünschten Stelle einzufügen. Auf diese Weise kann eine schnelle Datenmultiplikation durchgeführt werden. Es kann nicht nur in Excel, sondern auch in fast jedem Programm unter Windows verwendet werden. Wenn eine falsche Aktion ausgeführt wurde (z. B. wenn ein falscher Text eingefügt wurde), können Sie durch Drücken der Kombination Strg + Z einen Rollback durchführen.
- Ausschneiden. Es wird mit der Kombination Strg + X ausgeführt, danach müssen Sie die Daten mit denselben Tastenkombinationen Strg + V an der richtigen Stelle einfügen. Der Unterschied zwischen Ausschneiden und Kopieren besteht darin, dass bei letzterem die Daten in gespeichert werden an erster Stelle, während das geschnittene Fragment nur an der Stelle verbleibt, an der es eingefügt wurde.
- Formatierung. Zellen können sowohl außen als auch innen gewechselt werden. Zugriff auf alle notwendigen Parameter erhalten Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle klicken. Es erscheint ein Kontextmenü mit allen Einstellungen.
Rechenoperationen
Excel ist in erster Linie ein Funktionsrechner, mit dem Sie mehrstufige Berechnungen durchführen können. Dies ist besonders nützlich für die Buchhaltung. Mit diesem Programm können Sie alle denkbaren und undenkbaren Operationen mit Zahlen durchführen. Daher müssen Sie verstehen, wie die verschiedenen Funktionen und Zeichen funktionieren, die in eine Zelle geschrieben werden können.
Zunächst müssen Sie die Notation verstehen, die eine bestimmte arithmetische Operation angibt:
- + – Ergänzung.
- – – Subtraktion.
- * – Multiplikation.
- / - Aufteilung.
- ^ – Potenzierung.
- % ist ein Prozentsatz.
Beginnen Sie mit der Eingabe einer Formel in einer Zelle mit einem Gleichheitszeichen. Zum Beispiel,
= 7 + 6
Nachdem Sie die „ENTER“-Taste gedrückt haben, werden die Daten automatisch berechnet und das Ergebnis in der Zelle angezeigt. Wenn sich als Ergebnis der Berechnung herausstellt, dass nach dem Dezimalkomma eine große Anzahl von Ziffern vorhanden ist, können Sie die Bittiefe mithilfe einer speziellen Schaltfläche auf der Registerkarte „Startseite“ im Abschnitt „Zahl“ verringern.
Verwenden von Formeln in Excel
Wenn es darum geht, eine Schlussbilanz zu ziehen, reicht die Addition allein nicht aus. Schließlich handelt es sich um eine riesige Datenmenge. Aus diesem Grund wurden Technologien entwickelt, die es ermöglichen, mit nur wenigen Klicks eine Tabelle zu erstellen.
Um es klarer zu machen, erstellen wir eine so einfache Tabelle mit Daten, in der Sie mehrere Werte gleichzeitig berechnen müssen.
Um das Endergebnis zu erhalten, summieren Sie einfach die Werte für jeden Artikel für die ersten zwei Wochen. Dies ist einfach, da Sie eine kleine Datenmenge auch manuell eingeben können. Aber was, auch Hände, um den Betrag zu erhalten? Was muss getan werden, um die verfügbaren Informationen zu systematisieren?
Wenn Sie eine Formel in einer Zelle verwenden, können Sie selbst die komplexesten Berechnungen durchführen und Ihr Dokument so programmieren, dass es alles tut, was Sie wollen.
Außerdem kann die Formel direkt aus dem Menü ausgewählt werden, das durch Drücken der fx-Taste aufgerufen wird. Wir haben im Dialogfenster die SUM-Funktion ausgewählt. Um die Aktion zu bestätigen, müssen Sie die „Enter“-Taste drücken. Bevor Sie die Funktionen tatsächlich nutzen, empfiehlt es sich, ein wenig in der Sandbox zu üben. Das heißt, erstellen Sie ein Testdokument, in dem Sie verschiedene Formeln ein wenig ausarbeiten und sehen können, wie sie funktionieren.
Fehler beim Eingeben einer Formel in eine Zelle
Bei der Eingabe einer Formel können verschiedene Fehler auftreten:
- ##### – Dieser Fehler wird ausgegeben, wenn bei der Eingabe eines Datums oder einer Uhrzeit ein Wert unter Null erhalten wird. Es kann auch angezeigt werden, wenn in der Zelle nicht genügend Platz für alle Daten vorhanden ist.
- #N/A – dieser Fehler tritt auf, wenn es unmöglich ist, die Daten zu bestimmen, sowie wenn die Reihenfolge der Eingabe der Funktionsargumente verletzt wird.
- #VERKNÜPFUNG! In diesem Fall meldet Excel, dass eine ungültige Spalten- oder Zeilenadresse angegeben wurde.
- #LEER! Ein Fehler wird angezeigt, wenn die arithmetische Funktion falsch erstellt wurde.
- #NUMMER! Wenn die Zahl zu klein oder zu groß ist.
- #WERT! Gibt an, dass ein nicht unterstützter Datentyp verwendet wird. Dies kann passieren, wenn eine Zelle, die für die Formel verwendet wird, Text enthält und die andere Zahlen enthält. In diesem Fall passen die Datentypen nicht zueinander und Excel fängt an zu fluchen.
- #DIV/0! – die Unmöglichkeit, durch Null zu teilen.
- #NAME? – der Funktionsname nicht erkannt werden kann. Beispielsweise liegt ein Fehler vor.
Hotkeys
Hotkeys machen das Leben einfacher, besonders wenn Sie die gleiche Art von Aktionen oft wiederholen müssen. Die beliebtesten Hotkeys sind wie folgt:
- STRG + Pfeil auf der Tastatur – wählt alle Zellen aus, die sich in der entsprechenden Zeile oder Spalte befinden.
- STRG + SHIFT + „+“ – fügt die Uhrzeit ein, die gerade auf der Uhr steht.
- STRG + ; – Aktuelles Datum mit automatischer Filterfunktion nach Excel-Regeln einfügen.
- STRG + A – alle Zellen auswählen.
Einstellungen für das Erscheinungsbild von Zellen
Das richtig gewählte Zellendesign ermöglicht es Ihnen, es attraktiver zu machen und die Reichweite – einfach zu lesen. Es gibt mehrere Zellendarstellungsoptionen, die Sie anpassen können.
Boundaries
Zum Funktionsumfang der Tabellenkalkulation gehören auch Rahmeneinstellungen. Klicken Sie dazu auf die gewünschten Zellen und öffnen Sie die Registerkarte „Home“, wo Sie auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche „Ränder“ klicken. Danach erscheint ein Menü, in dem Sie die notwendigen Rahmeneigenschaften einstellen können.
Grenzen können gezogen werden. Dazu müssen Sie den Punkt „Ränder zeichnen“ finden, der sich in diesem Popup-Menü befindet.
Füllfarbe
Zuerst müssen Sie die Zellen auswählen, die mit einer bestimmten Farbe gefüllt werden müssen. Suchen Sie danach auf der Registerkarte „Home“ den Pfeil rechts neben dem Element „Füllfarbe“. Es erscheint ein Popup-Menü mit einer Liste von Farben. Wählen Sie einfach den gewünschten Farbton aus und die Zelle wird automatisch gefüllt.
Lifehack: Wenn Sie den Mauszeiger über verschiedene Farben bewegen, können Sie sehen, wie die Zelle aussehen wird, nachdem sie mit einer bestimmten Farbe gefüllt wurde.
Zellenstile
Zellenstile sind vorgefertigte Designoptionen, die mit wenigen Klicks hinzugefügt werden können. Sie finden das Menü auf der Registerkarte „Startseite“ im Abschnitt „Zellstile“.