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Nehmen wir an, wir haben eine Excel-Tabelle, die vollständig mit Informationen gefüllt ist. Es ist gut organisiert, formatiert und sieht genau so aus, wie Sie es möchten. Und hier entscheiden Sie sich, es auf Papier zu drucken. Und dann sieht sie schrecklich aus.
Tabellenkalkulationen sehen auf Papier nicht immer gut aus, da sie nicht für die Verwendung in gedruckter Form konzipiert sind. Sie sind speziell so lang und so breit wie nötig.
Das ist praktisch, wenn die Tabelle bearbeitet und auf dem Bildschirm geöffnet werden muss, aber es bedeutet, dass ihre Daten auf einem Standardblatt nicht gut aussehen.
Aber in jedem Fall ist nichts unmöglich, besonders wenn es um ein so flexibles Tool wie Excel geht. Außerdem ist es überhaupt nicht schwierig. Hier sind einige Tipps zum Drucken von Excel-Dokumenten, damit sie auf Papier gut aussehen.
Tipp 1: Verwenden Sie die Druckvorschau-Option vor dem Drucken
Wenn Sie diese Funktion verwenden, können Sie genau sehen, wie Ihre Tabelle gedruckt aussehen wird. Dieses Tool ist besonders wertvoll und hilft, eine Menge Zeit und Papier zu sparen. Sie können sogar bestimmte Änderungen daran vornehmen, wie es gedruckt aussehen wird, wie z. B. das Erweitern der Ränder und so weiter.
Sie können überprüfen, wie es in der Praxis funktioniert, und es wird sehr einfach sein, die Anzeige der Tabelle auf der Seite einzurichten.
Entscheiden Sie, was Sie drucken möchten
Wenn Sie nur ein bestimmtes Datenelement drucken müssen, müssen Sie nicht das gesamte Buch drucken, sondern nur die spezifischen Daten. Sie können beispielsweise nur ein Blatt oder eine bestimmte Datei drucken. Sie können auch eine kleine Datenmenge drucken. Dazu müssen Sie sie auswählen und dann in den Druckeinstellungen den Punkt „Hervorgehobener Bereich“ auswählen.
Erweitern Sie Ihren Raum
Sie sind durch die Größe des Papiers, auf dem Sie drucken, begrenzt, aber es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie diesen Platz vergrößern können. Ändern Sie beispielsweise die Ausrichtung eines Blatts Papier. Die Standardeinstellung ist Hochformat. Es eignet sich gut für Tabellen mit einer großen Anzahl von Zeilen und Querformat – wenn es viele Spalten gibt.
Wenn Sie noch mehr Platz benötigen, können Sie die Ränder an den Blatträndern verkleinern. Je kleiner sie sind, desto mehr Informationen passen auf ein Blatt. Wenn die Tabelle klein ist, können Sie schließlich die Funktion „Benutzerdefinierte Skalierungsoptionen“ verwenden, um das gesamte Dokument auf das Blatt einzupassen.
Verwenden Sie Kopfzeilen zum Drucken
Es ist sehr schwer zu verstehen, wo sich eine Person in der Tabelle befindet, wenn es unmöglich ist, die Tabelle auf einem Blatt Papier zu drucken. In diesem Fall müssen Sie die Funktion „Kopfzeilen drucken“ verwenden. Sie können jeder Seite einer Tabelle Zeilen- oder Spaltenüberschriften hinzufügen.
Verwenden Sie Seitenumbrüche
Wenn sich Ihr Dokument über mehr als ein Blatt Papier erstreckt, empfiehlt es sich, Seitenumbrüche zu verwenden, damit Sie genau verstehen, welche Daten sich an einer bestimmten Stelle befinden sollten. Wenn Sie einen Seitenumbruch in eine Tabelle einfügen, wird alles darunter auf die nächste Seite verschoben. Dies ist praktisch, da Sie die Daten so aufteilen können, wie es eine Person möchte.
Wenn Sie diese Empfehlungen befolgen, können Sie das Lesen von Excel-Dokumenten, die auf einem Blatt Papier gedruckt sind, erheblich vereinfachen.