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Viele von uns werden vom Alltag und der täglichen Routine verzehrt – Kochen, Elterntreffen, in die Klinik gehen, arbeiten … Wie kann man verstehen, welche Geschäfte dringend sind und welche nicht? Wie wichtig ist die Delegation von Befugnissen und Hilfeersuchen? Klinische Psychologin Elena Tuchareli hilft zu verstehen.
Sowohl bei den Lebensbedingungen als auch bei der Einstellung zum Alltag hat die Welt längst einen Schritt nach vorn gemacht. Es wäre nicht leicht, unseren Großmüttern zu erklären, dass wir für nichts Zeit haben, weil sie alles zu erledigen hatten – arbeiten, einen Haushalt führen, ihre Familien ernähren. Aber in der modernen Welt werden Zeit, Flexibilität und vielfältige Fähigkeiten mehr geschätzt als die Fähigkeit, «im Loch zu waschen». Denn Waschen und Geschirrspülen kann man heute zwar an Haushaltsgeräte „delegieren“ (und dann muss jemand die schmutzige Wäsche in die Trommel füllen und nach dem Spülen das Geschirr abwischen), wichtigere Lebensaufgaben aber nicht.
Um nicht Opfer von „Blockaden“ zu werden, lohnt es sich zu lernen, Aufgaben nach Priorität der Ausführung (wenn wir über berufliche Pflichten sprechen) und nach der Wahrheit des Wunsches im Moment (wenn wir z wie man den Tag verbringt).
Um Aufgaben zu verteilen, ist es zweckmäßig, die Planungstechnik – die Eisenhower-Matrix – zu verwenden. Es ist ziemlich einfach zu erstellen. Wir schreiben eine Liste mit Aufgaben und markieren neben jeder: ist es wichtig oder nicht? Dringend oder nicht? Und zeichne eine Tabelle wie diese:
Quadrant A – wichtige und dringende Angelegenheiten
Hier sind Aufgaben, die, wenn sie nicht erfüllt werden, Ihre Ziele und Gesundheitsprobleme gefährden. Zum Beispiel dringende Briefe, Projekte, die eine dringende Zustellung erfordern, starke Schmerzen oder Verschlechterungen.
Bei idealer Planung bleibt dieser Quadrant leer, weil Sie keine Aufgaben anhäufen, die in Eile gelöst werden müssen. Es ist nicht beängstigend, wenn hier einige Punkte auftauchen, es ist wichtig, dass es wenige davon gibt. Andernfalls müssen Sie die Liste der Fristen und Fälle überarbeiten.
Quadrant B – wichtig, aber nicht dringend
Oft ist dies unsere Haupttätigkeit: wichtige Fälle, die keine Fristen haben, sodass wir sie entspannt bearbeiten können. Dies sind Ziele, die einer Planung bedürfen und auf eine strategische Weiterentwicklung abzielen. Oder Dinge, die mit der Persönlichkeitsentwicklung und der Pflege sozialer Bindungen zu tun haben, zum Beispiel: einen Vortrag hören oder ins Fitnessstudio gehen, Freunde treffen, Verwandte anrufen.
Sie müssen vorsichtig sein, denn wenn Sie Aufgaben aus diesem Quadranten verzögern, können sie in den A-Quadranten „übergehen“.
Quadrant C – dringend, aber nicht wichtig
Die Rede ist von Ablenkung: Das Erledigen der Aufgaben dieses Quadranten hilft nicht, das Ziel zu erreichen, sondern hindert Sie im Gegenteil daran, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren, verringert die Effizienz und erschöpft Sie. Meistens handelt es sich dabei um Routineaufgaben, die jedoch unsere kostbare Zeit gnadenlos „auffressen“.
Delegation hilft uns, damit umzugehen: Während Sie beispielsweise zu Hause einen Bericht fertigstellen, können Sie Ihren Partner bitten, mit dem Hund Gassi zu gehen oder Rechnungen zu bezahlen. Die Hauptsache ist, sie nicht mit Aufgaben zu verwechseln, die im A-Quadranten stehen sollten: Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben wirklich nicht wichtig sind.
Quadrant D – nicht dringende und unwichtige Dinge
Dies ist ein äußerst interessanter Quadrant: Hier sammeln sich Dinge, die nicht nützlich sind, die wir aber schrecklich mögen. Das kann zum Beispiel das Studieren verschiedener Websites und das Lesen von Nachrichten in Instant Messengern sein – was wir normalerweise als «manchmal muss man sich ausruhen» bezeichnen. Oft nehmen diese Aktivitäten Zeit von anderen Aufgaben weg.
Dies bedeutet nicht, dass Sie die Unterhaltung vollständig aufgeben sollten, aber Sie müssen in jedem Quadranten ein Gleichgewicht der Angelegenheiten aufrechterhalten. Wenn Sie in ein paar Tagen eine wichtige Präsentation haben und dann Zeit mit Dingen aus dem D-Quadranten verbringen, riskieren Sie später einen Ansturm auf den A-Quadranten.
Das Beispiel der Matrix zeigt, dass es für jeden von uns wichtig ist, delegieren und um Hilfe bitten zu können. Das macht uns in den Augen anderer nicht immer schwach. Vielmehr deutet dieser Ansatz darauf hin, dass wir in der Lage sind, unsere Fähigkeiten angemessen einzuschätzen und Zeit und Ressourcen zuzuweisen.
Was ist mit dem Aufschieben?
Manchmal passiert es so: Die Dinge stehen bis zum Hals, aber man will sich nichts antun, also tut man gar nichts. Scrollen Sie durch Social-Media-Feeds oder bleiben Sie bei der Serie. All dies ist dem Aufschieben sehr ähnlich – der Tendenz, selbst wichtige und dringende Dinge ständig aufzuschieben.
Aufschieben ist nicht gleichbedeutend mit Faulheit, geschweige denn Ruhe. Wenn eine Person faul ist, erlebt sie keine negativen Emotionen und hat keine unangenehmen Konsequenzen. In Ruhe füllt es die Energiereserven auf und ist mit positiven Emotionen aufgeladen. Und in einem Zustand des Aufschiebens verschwenden wir Energie mit sinnlosen Aktivitäten und verschieben wichtige Dinge bis zum letzten Moment. Infolgedessen tun wir nicht alles oder das, was wir brauchen, aber wir tun es schlecht, und dies verringert unser Selbstwertgefühl, führt zu Schuldgefühlen, Stress und Produktivitätsverlust.
Eher aufschiebend sind ängstliche Menschen und Perfektionisten, die eine Aufgabe lieber ganz übernehmen oder ständig verschieben, wenn sie ihren Plan nicht perfekt genug für ihr Weltbild abschließen können. In solchen Situationen kann es hilfreich sein, die Dinge gut zu planen, eine vertrauenswürdige Person zu finden, die sie durchführt, und mit sekundären Vorteilen zu arbeiten. Das heißt, es lohnt sich, sich die Frage zu stellen: Was gibt mir die Verzögerung der Angelegenheiten? Was habe ich davon?
Wenn Sie Schwierigkeiten beim Planen und Erledigen von Aufgaben haben und vermuten, dass auch Prokrastination daran schuld ist, versuchen Sie es mit einem Spezialisten für Selbstwertgefühl und Selbstvertrauen, für die Angst, nicht perfekt zu sein und Fehler zu machen. Es wird Ihnen danach viel leichter fallen, Ihr Leben zu strukturieren.