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Experimente machen uns zu Helden.
(Blinken)
Obwohl das Instrument Sofortige Füllung (Flash-Füllung) erschien in Excel seit der Version 2013, aber aus irgendeinem Grund blieb diese Tatsache für viele Benutzer unbemerkt. Und absolut vergebens. In vielen Fällen stellt es sich als einfacher, einfacher und schneller heraus als ähnliche Lösungen, die auf Formeln oder Makros basieren. Meiner Erfahrung nach sorgt dieses Thema in Schulungen für ein ständiges „Wow!“ Publikum – unabhängig vom Fortschritt und/oder der Ermüdung der Zuhörer.
Der Funktionsmechanismus dieses Tools ist einfach: Wenn Sie eine oder mehrere Spalten mit Anfangsdaten haben und diese in der nächsten Spalte nebeneinander eingeben, aber in einer modifizierten Form, die Sie benötigen, wird Excel früher oder später darauf hinweisen es ist bereit, weiter über Sie hinaus fortzufahren:
Um die Logik (Muster, Muster) der Transformation aufzudecken und diese Excel-Funktion auszuführen, reicht es in der Regel aus, die ersten 1-3 Ergebniswerte manuell einzugeben. Wenn die vorgeschlagene Option zu Ihnen passt, dann klicken Sie einfach Enter – und der Rest der Liste wird sofort vervollständigt.
Wenn Sie die ersten 2-3 Werte bereits eingegeben haben und die Fortsetzung immer noch nicht erscheint, können Sie den Vorgang mit einem Tastenkürzel erzwingen Ctrl+E oder Taste verwenden Sofortige Füllung (Flash-Füllung) Tab Datum (Datum):
Sehen wir uns einige Beispiele an, wie dieses Tool in der Praxis verwendet werden kann, um seine Fähigkeiten zu verstehen.
Extrahieren von Wörtern aus Text und Permutationen
Das Schreiben einer Formel, die beispielsweise das dritte Wort aus dem Text in einer Zelle extrahiert, ist keine Kleinigkeit. Analysieren Sie einen Satz nach Leerzeichen in verschiedene Spalten mit Daten – Text nach Spalten (Daten — Text in Spalten) Es ist auch nicht schnell. Mit Instant Fill geht das einfach und schön. Darüber hinaus können Sie die extrahierten Wörter gleichzeitig stellenweise ändern und in beliebiger Reihenfolge kombinieren:
Teilen des Textes nach Register
Um Wörter zum sofortigen Ausfüllen hervorzuheben, ist es absolut nicht erforderlich, ein Leerzeichen zu haben. Jedes andere Trennzeichen wie ein Komma oder Semikolon nach dem Importieren der CSV-Datei funktioniert einwandfrei. Aber was wirklich cool ist, dass es vielleicht gar kein Trennzeichen gibt – es reichen nur Großbuchstaben:
Es ist sehr schwierig, solche Formeln umzusetzen. Wenn ohne sofortige Füllung, hilft nur ein Makro.
Text kleben
Wenn du teilen kannst, dann kannst du kleben! Instant Fill wird aus mehreren Fragmenten ganz einfach einen langen Satz für Sie zusammenstellen und sie mit den erforderlichen Leerzeichen, Kommas, Vereinigungen oder Wörtern durchsetzen:
Extrahieren einzelner Zeichen
Um einzelne Zeichen und Teilzeichenfolgen in Excel herauszuziehen, werden normalerweise Funktionen verwendet LEVSIMV (LINKS), RECHTS (RECHT), PSTR (Mitte) und dergleichen, aber die sofortige Befüllung löst dieses Problem mit Leichtigkeit. Ein klassisches Beispiel ist die Bildung eines vollständigen Namens:
Extrahieren Sie nur Zahlen, Text oder Daten
Wenn Sie schon einmal versucht haben, nur den gewünschten Datentyp aus einem alphanumerischen Brei herauszuziehen, dann sollten Sie die Komplexität dieser scheinbar einfachen Aufgabe verstehen. Sofort füllen und hier mit einem Knall fertig werden, aber Sie brauchen ein leichtes Pendel in der Form Ctrl+E:
Dasselbe gilt für das Extrahieren von Text.
Auch Datumsangaben sind kein Problem (auch wenn sie in unterschiedlichen Formaten geschrieben sind):
Konvertieren von Zahlen- oder Datumsformaten
Flash Fill kann dabei helfen, das Erscheinungsbild vorhandener Daten zu ändern oder sie auf denselben Nenner zu bringen. Um beispielsweise ein normales Datum „auf den Kopf gestellt“ in das Unix-Format zu konvertieren:
Hier ist die Nuance, dass Sie vor der Eingabe das Format der resultierenden Zellen im Voraus in Text ändern müssen, damit Excel nicht versucht, die „falschen“ Daten, die manuell als Beispiel eingegeben wurden, zu erkennen.
Ebenso können Sie auch Telefonnummern korrekt darstellen, indem Sie die Ländervorwahl und die dreistellige Vorwahl des Betreibers (Stadt) in Klammern hinzufügen:
Vergessen Sie nicht, zuerst das Format der Zellen in Spalte B auf Text umzustellen – sonst behandelt Excel Werte, die mit einem „+“-Zeichen beginnen, als Formeln.
Konvertieren Sie Text (Zahlen) in Datum
Beim Download aus verschiedenen ERP- und CRM-Systemen wird das Datum oft als 8-stellige Zahl im Format YYYYMMDD dargestellt. Sie können es entweder durch die Funktion in eine Normalform umwandeln DATENKENNZEICHNUNG (DATUMSWERT), oder viel einfacher – Sofortbefüllung:
Fall ändern
Wenn Sie einen Text mit der falschen Groß-/Kleinschreibung erhalten haben, können Sie in der nächsten Spalte einfach angeben, in welche Art Sie ihn umwandeln möchten – und das sofortige Ausfüllen erledigt die ganze Arbeit für Sie:
Etwas schwieriger wird es, wenn Sie die Groß- und Kleinschreibung für verschiedene Textteile unterschiedlich ändern müssen. Schreiben Sie beispielsweise nur das zweite Wort groß und belassen Sie das erste in seiner normalen Form. Hier reichen zwei als Beispiel eingegebene Werte nicht aus und Sie müssen Änderungen vornehmen, die Instant Filling sofort in den Ergebnissen berücksichtigt:
Einschränkungen und Nuancen
Es gibt ein paar Dinge zu beachten, wenn Sie Flash Fill in Ihrer Arbeit verwenden:
- Es funktioniert nur, wenn Geben Sie die Proben streng nebeneinander ein – in der vorherigen oder nächsten Spalte rechts neben den Daten. Wenn Sie eine leere Spalte aus dem ursprünglichen Text entfernen, wird nichts funktionieren.
- Wenn ein Muster gefunden wird alle Werte in einer Reihe werden berücksichtigt — links und rechts von der Eingabespalte. Moral: Zusätzliche Spalten, die den Algorithmus verwirren oder Rauschen einbringen können, sollten vorab durch leere Spalten von den Arbeitsdaten getrennt oder gelöscht werden.
- Sofortige Füllung Funktioniert hervorragend in intelligenten Tabellen.
- geringste Fehler oder Tippfehler beim Eintippen von Probenzellen kann dazu führen, dass die Flash-Füllung das Muster nicht erkennen lässt und nicht funktioniert. Vorsichtig sein.
- Es gibt Situationen, in denen die Vorlage falsch definiert ist, also muss immer nachschauen Befunddie Sie (zumindest punktuell) erhalten haben.
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