So teilen Sie eine Excel-Datei gleichzeitig

Bei der Arbeit an einem Excel-Dokument ist es oft notwendig, dass sich mehrere Personen gleichzeitig damit verbinden. Und sehr oft kann ihre Anzahl in mehreren Dutzend berechnet werden. Daher beschränkt sich das Thema Zusammenarbeit nicht nur auf die Verbindung von Personen, da diese häufig widersprüchliche Änderungen vornehmen können, die schnell und effektiv bearbeitet werden müssen.

Wer kann es tun? Eine Person, die den Status eines Hauptbenutzers hat. Mit einem Wort, was muss getan werden, damit die gemeinsame Arbeit an einem Dokument nicht nur möglich, sondern auch effektiv ist?

Funktionen zum Arbeiten mit einer freigegebenen Excel-Datei

Das Arbeiten mit einer freigegebenen Datei in Excel hat seine eigenen Eigenschaften. Daher sind einige Aktionen für Benutzer nicht verfügbar:

1. Tabellen erstellen.
2. Szenarioverwaltung, einschließlich deren Anzeige.
3. Blätter entfernen.
4. Benutzer haben nicht die Möglichkeit, mehrere Zellen zusammenzuführen oder umgekehrt zuvor zusammengeführte zu teilen. 
5. Alle Operationen mit XML-Daten.

Wie können diese Beschränkungen umgangen werden? Sie müssen nur den allgemeinen Zugriff entfernen und ihn bei Bedarf zurückgeben.

Hier ist eine weitere Tabelle mit einigen Aufgaben, die möglicherweise möglich sind oder nicht, wenn Sie mit mehreren Personen an derselben Tabelle arbeiten.

So teilen Sie eine Excel-Datei

Zuerst müssen Sie verstehen, welche Datei von mehreren Personen gleichzeitig zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden muss. Dabei kann es sich um eine neue oder eine vorhandene Datei handeln. 

Einstellungen

Alles, was Sie tun müssen, um eine Datei in Excel freizugeben, finden Sie im Abschnitt „Buchfreigabe“, den Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ finden.

Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Registerkarten. Uns interessiert der erste, der sich automatisch öffnet. Wir müssen das Kontrollkästchen neben dem im Screenshot mit einem roten Rechteck markierten Element aktivieren. Damit ermöglichen wir mehreren Benutzern, ein Dokument zu verwalten.

Nachdem wir den Zugang zum Bearbeiten geöffnet haben, müssen wir ihn konfigurieren. Öffnen Sie dazu den zweiten Reiter.

Nach Eingabe der Parameter bestätigen wir unsere Aktionen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche „OK“. Die Freigabe kann für jedes Buch offen sein, sowohl für neue als auch für bestehende. Im ersten Fall müssen Sie sich einen Namen für sie einfallen lassen. 

Danach müssen Sie die Datei auf Ihrem Computer speichern.

Wichtig! Das Format sollte so sein, dass die Datei von jedem Benutzer mit seiner Version von Tabellenkalkulationen geöffnet werden kann.

Öffnen einer freigegebenen Datei

Sie müssen die Datei in einer Netzwerkfreigabe oder einem Ordner speichern, auf den die Teilnehmer zugreifen können, die die Datei verwenden möchten. Nachdem das Verzeichnis ausgewählt wurde, müssen wir nur noch auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.

Es ist jedoch nicht erlaubt, einen Webserver zum Speichern der freigegebenen Datei zu verwenden. 

Nachdem Sie alle oben beschriebenen Vorgänge ausgeführt haben, müssen Sie prüfen, ob es möglich ist, andere Personen zu verbinden. Öffnen Sie dazu die Registerkarte „Daten“ und suchen Sie direkt darunter den Punkt „Verbindungen“. Wenn Sie darauf klicken, können Sie Links oder Verknüpfungen ändern. Wenn keine entsprechende Schaltfläche vorhanden ist, sind keine zugehörigen Dateien vorhanden.

Als nächstes öffnet sich die Registerkarte „Status“, mit deren Hilfe die Verbindungen überprüft werden können. Dass alles in Ordnung ist, erkennen Sie am Vorhandensein des „OK“-Buttons.

So öffnen Sie eine freigegebene Excel-Arbeitsmappe

Mit Excel können Sie auch eine freigegebene Arbeitsmappe öffnen. Dazu müssen Sie auf die Schaltfläche Office klicken. Wenn das Popup-Fenster erscheint, müssen wir das Element „Öffnen“ auswählen und das Buch auswählen, das zum Teilen verwendet wird. Klicken Sie danach erneut auf die Office-Schaltfläche und öffnen Sie das Fenster „Excel-Optionen“, das sich unten befindet.

Auf der linken Seite des erscheinenden Fensters können Sie eine Kategorie von Einstellungen auswählen, aber wir interessieren uns für die allererste, die die allgemeinsten Parameter enthält.

Gehen Sie als nächstes zum Punkt „Persönliche Einstellungen“, wo Sie Daten angeben müssen, mit denen Sie Benutzer filtern können – Benutzername, Spitzname.

Nachdem Sie diese Vorgänge ausgeführt haben, können Sie die Informationen im Dokument bearbeiten oder einige Daten hinzufügen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, nachdem Sie sie vorgenommen haben.

Dies kann manchmal zu Problemen beim Speichern führen. Die Freigabe ist beispielsweise nur beim ersten Öffnen verfügbar, und wenn Sie versuchen, das Dokument ein zweites Mal zu öffnen, gibt das Programm einen Fehler aus. Dies kann aus folgenden Gründen geschehen:

1. Wenn mehrere Teilnehmer gleichzeitig Daten in dieselbe Zelle eingeben. Oder irgendein anderes Teil.
2. Generieren eines Änderungsprotokolls, das bewirkt, dass die Arbeitsmappe größer wird. Dies führt zu Problemen.
3. Der Benutzer wurde aus der Freigabe entfernt. In diesem Fall funktioniert das Speichern der Änderungen nicht nur auf seinem Computer. 
4. Die Netzwerkressource ist überlastet.

Um das Problem zu beheben, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Löschen Sie das Änderungsprotokoll oder entfernen Sie redundante Informationen daraus. 
2. Entfernen Sie redundante Informationen innerhalb des Dokuments selbst.
3. Freigabe neu starten. 
4. Öffnen Sie ein Excel-Dokument in einem anderen Office-Editor und speichern Sie es dann erneut im xls-Format.

In neueren Versionen tritt dieser Fehler zwar nicht so häufig auf wie in älteren.

So zeigen Sie die Mitgliederaktivität an

Während der gemeinsamen Arbeit müssen Sie ständig überwachen, dass einer der Teilnehmer nichts verdirbt. Daher müssen Sie lernen zu verstehen, welche Aktionen von einem von ihnen begangen wurden. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Überprüfung“ und suchen Sie dort den Punkt „Korrekturen“. Wählen Sie im Menü den Punkt „Korrekturen auswählen“.
   

   

2. Als nächstes erscheint ein Fenster, in dem Sie erfahren können, welche Änderungen von Benutzern vorgenommen wurden. Diese Liste wird automatisch generiert. Sie können überprüfen, ob dies tatsächlich der Fall ist, indem Sie sich das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Element in diesem Dialogfeld ansehen.
   

   

    In diesem Fall werden in der Liste oben links nur die Änderungen angezeigt, die seit dem letzten Speichern vorgenommen wurden. Dies geschieht aus praktischen Gründen, Sie können frühere Änderungen immer im Journal sehen.

3. Jedem Teilnehmer wird eine bestimmte Farbe zugewiesen, anhand derer Sie erkennen können, wer die Änderungen vorgenommen hat. Die Beschriftungen befinden sich in der oberen linken Ecke. Sie können auch die Verfolgung von Änderungen nach Zeit, einem bestimmten Benutzer oder in einem bestimmten Bereich einrichten und deren Anzeige deaktivieren.
   

   

4. Wenn Sie den Mauszeiger über eine Zelle mit einer solchen Markierung bewegen, erscheint ein kleiner Block, aus dem Sie entnehmen können, wer die Änderungen vorgenommen hat.
   

   

5. Um Anpassungen an den Regeln für die Anzeige von Korrekturen vorzunehmen, müssen Sie zum Einstellungsfenster zurückkehren und dann das Feld „Nach Zeit“ finden, in dem Sie einen Ausgangspunkt für die Anzeige von Änderungen festlegen können. Das heißt, der Zeitpunkt, ab dem Korrekturen angezeigt werden. Sie können den Zeitraum seit dem letzten Speichern festlegen, alle Änderungen für alle Zeiten anzeigen lassen, ausschließlich nicht anzeigen oder das Datum angeben, ab dem sie angezeigt werden.
   

   

6. Sie können auch die Anzeige von Korrekturen steuern, die nur von einem bestimmten Mitglied vorgenommen wurden.
   

   

7. Mit dem entsprechenden Feld können Sie den Blattbereich festlegen, in dem die Aktionen des Befehls protokolliert werden.

Sie können auch andere Änderungen vornehmen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen an den richtigen Stellen aktivieren.

Die Liste der Änderungen ist kein Ballast. Der Hauptbenutzer kann die Bearbeitungen anderer Teilnehmer überprüfen und sie bestätigen oder ablehnen. Wie es geht?

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Überprüfung“. Es gibt ein „Fixes“-Menü, in dem der Benutzer Fixes verwalten kann. Im Popup-Bedienfeld müssen Sie die Option „Korrekturen akzeptieren / ablehnen“ auswählen, woraufhin ein Fenster angezeigt wird, in dem Korrekturen angezeigt werden.
   

   

   

2. Die Auswahl der Bearbeitungen kann nach denselben Kriterien wie zuvor beschrieben erfolgen: nach Zeit, nach einem bestimmten Benutzer oder innerhalb eines bestimmten Bereichs. Nachdem Sie die erforderlichen Parameter eingestellt haben, drücken Sie die OK-Taste.
3. Als nächstes werden alle Anpassungen angezeigt, die die im vorherigen Schritt festgelegten Bedingungen erfüllen. Sie können einer bestimmten Bearbeitung zustimmen oder sie ablehnen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche unten im Fenster klicken. Es ist auch möglich, Anpassungen stapelweise zu akzeptieren oder abzulehnen.
   

   

Jetzt wurden die notwendigen Anpassungen belassen und die zusätzlichen entfernt.

So entfernen Sie Benutzer aus einer Excel-Datei

Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich, Benutzer aus der gemeinsamen Dokumenterstellung zu entfernen. Es kann eine Vielzahl von Gründen geben: Sie erhielten eine andere Aufgabe, der Teilnehmer begann, Änderungen von einem anderen Computer aus vorzunehmen, und so weiter. Die Umsetzung dieser Aufgabe in Excel ist überhaupt nicht schwierig.

Öffnen Sie zunächst die Registerkarte „Überprüfung“. Es gibt eine Gruppe „Änderungen“, in der es eine Option „Zugriff auf das Buch“ gibt.

Danach erscheint das gleiche Fenster, das wir zuvor gesehen haben, auf dem Bildschirm. Eine Liste aller Personen, die Änderungen an der Tabelle vornehmen können, finden Sie auf der Registerkarte Bearbeiten. Um einen Benutzer zu entfernen, den wir im Moment nicht benötigen, müssen Sie ihn in dieser Liste finden, ihn mit der linken Maustaste auswählen und auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken, die sich darunter befindet.

Als nächstes warnt Excel den Benutzer, dass die von diesem Teilnehmer vorgenommenen Korrekturen möglicherweise nicht gespeichert werden, wenn er gerade Änderungen an der Arbeitsmappe vornimmt. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „OK“, und der Benutzer wird nicht mehr geteilt.

So beschränken Sie die Verwendung einer freigegebenen Arbeitsmappe

Der beste Weg, die Verwendung eines gemeinsamen Hauptbuchs einzuschränken, besteht darin, den Benutzer zu entfernen. Wenn dies nicht passt, können Sie einem bestimmten Teilnehmer das Recht geben, das Buch einzusehen oder zu bearbeiten.

Abgesehen davon ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass einige Einschränkungen standardmäßig in die Freigabe eingebaut sind. Sie wurden oben beschrieben. Erinnern wir uns an sie, denn Wiederholung ist die Mutter des Lernens.

1. Es ist verboten, intelligente Tabellen zu erstellen, die Daten automatisch aktualisieren und viele andere Funktionen haben.
2. Sie können keine Skripte verwalten. 
3. Es gibt eine eingebaute Einschränkung beim Löschen von Blättern, Verbinden oder Trennen von Zellen.
4. Führen Sie alle Operationen mit XML-Daten durch. Mit einfachen Worten, es gibt Einschränkungen bei der Strukturierung einer großen Datenmenge, einschließlich der Bearbeitung ihrer Arrays. XML ist einer der obskursten Dateitypen für Anfänger, aber es ist wirklich ganz einfach. Mit diesem Dateityp können Sie Daten übertragen, indem Sie Batch-Änderungen am Dokument vornehmen. 

Einfach ausgedrückt: Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung können Sie Standardoperationen an einem Dokument ausführen, professionellere Optionen stehen jedoch nur einer Person zur Verfügung. Dies liegt daran, dass dieselben Makros oder XML-Stapeländerungen etwas schwieriger rückgängig gemacht werden können. 

Das Deaktivieren und erneute Aktivieren der Freigabe ist eine weitere Möglichkeit, die Möglichkeiten von Excel-Benutzern einzuschränken. Sie können die notwendigen Änderungen selbst vornehmen und damit anderen vorübergehend die Möglichkeit nehmen, etwas zu bearbeiten.

Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Überprüfung“, gehen Sie zum Punkt „Korrekturen“ und wählen Sie im Popup-Menü den Punkt „Überarbeitungen hervorheben“.
2. Danach erscheint ein Fenster, in dem Sie die Kontrollkästchen neben den Elementen „Benutzer“ und „Im Bereich“ deaktivieren müssen.
3. Danach erscheint ein Changelog, das für die Datensicherung notwendig ist.

Danach können Sie die Freigabe deaktivieren. Wählen Sie dazu auf derselben Registerkarte im Menüband den Punkt „Zugriff auf das Buch“ und deaktivieren Sie „Mehreren Benutzern erlauben, die Datei zu ändern“.

Das war's, jetzt ist das Teilen deaktiviert.

Es ist also ziemlich einfach, die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel einzurichten. Natürlich gibt es einige Einschränkungen, die es Ihnen nicht erlauben, das Dokument in vollem Umfang zu nutzen. Sie werden jedoch ganz einfach gelöst. Es reicht aus, die Freigabe für eine Weile auszuschalten und sie dann wieder einzuschalten, wenn die erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden.