Vergleichen von 2 Dateien in Excel auf Unterschiede

Jeder Benutzer kann auf eine Situation stoßen, in der er zwei Tabellen vergleichen muss. Nun, als letzten Ausweg muss jeder zwei Spalten vergleichen. Ja, natürlich ist das Arbeiten mit Excel-Dateien sehr bequem und komfortabel. Entschuldigung, das ist kein Vergleich. Natürlich ist die visuelle Sortierung einer kleinen Tabelle möglich, aber wenn die Anzahl der Zellen in die Tausende geht, müssen Sie zusätzliche Analysewerkzeuge verwenden.

Leider wurde noch kein Zauberstab geöffnet, mit dem Sie alle Informationen mit einem Klick automatisch miteinander vergleichen können. Daher müssen Sie arbeiten, nämlich Daten sammeln, die erforderlichen Formeln angeben und andere Aktionen ausführen, mit denen Sie Vergleiche zumindest ein wenig automatisieren können.

Es gibt viele solcher Aktionen. Schauen wir uns einige von ihnen an.

Wozu dient der Vergleich von Excel-Dateien?

Dass mehrere Excel-Dateien verglichen werden, kann sehr viele Gründe haben. Früher oder später wird jeder Benutzer mit einem solchen Bedürfnis konfrontiert, und er hat keine solchen Fragen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Daten aus zwei Berichten für verschiedene Quartale vergleichen, um zu sehen, ob die Finanzzahlen gestiegen oder gefallen sind.

Oder alternativ muss der Lehrer sehen, welche Studenten von der Universität geschmissen wurden, indem er die Zusammensetzung der Studentengruppe letztes Jahr und dieses Jahr vergleicht.

Es kann eine Vielzahl solcher Situationen geben. Aber kommen wir zur Praxis, denn das Thema ist recht komplex.

Alle Möglichkeiten zum Vergleichen von 2 Tabellen in Excel

Obwohl das Thema komplex ist, ist es einfach. Ja, wundern Sie sich nicht. Es ist komplex, weil es aus vielen Teilen besteht. Aber diese Teile selbst sind leicht zu verstehen und auszuführen. Schauen wir uns an, wie Sie zwei Excel-Tabellen direkt in der Praxis vergleichen können.

Gleichheitsformel und Falsch-Wahr-Test

Beginnen wir natürlich mit der einfachsten Methode. Diese Methode zum Vergleichen von Dokumenten ist möglich und in einem ziemlich weiten Bereich. Sie können nicht nur Textwerte, sondern auch numerische Werte vergleichen. Und nehmen wir ein kleines Beispiel. Nehmen wir an, wir haben zwei Bereiche mit Zellen im Zahlenformat. Schreiben Sie dazu einfach die Gleichheitsformel =C2=E2. Wenn sich herausstellt, dass sie gleich sind, wird „TRUE“ in die Zelle geschrieben. Wenn sie sich unterscheiden, dann FALSCH. Danach müssen Sie diese Formel mit der Autocomplete-Markierung auf den gesamten Bereich übertragen.

Jetzt ist der Unterschied mit bloßem Auge sichtbar.

Besondere Werte hervorheben

Sie können auch voneinander abweichende Werte farblich hervorheben lassen. Dies ist auch eine ziemlich einfache Aufgabe. Wenn es Ihnen reicht, Unterschiede zwischen zwei Wertebereichen oder ganzen Tabellen zu finden, müssen Sie auf die Registerkarte „Startseite“ gehen und dort den Punkt „Suchen und markieren“ auswählen. Bevor Sie darauf klicken, stellen Sie sicher, dass Sie die Gruppe von Zellen hervorheben, in denen Vergleichsinformationen gespeichert sind. 

Klicken Sie im angezeigten Menü auf das Menü „Wählen Sie eine Gruppe von Zellen …“. Als nächstes öffnet sich ein Fenster, in dem wir Unterschiede nach Zeilen als Kriterium auswählen müssen.

Vergleich von 2 Tabellen mit bedingter Formatierung

Die bedingte Formatierung ist eine sehr praktische und vor allem funktionale Methode, mit der Sie eine Farbe auswählen können, die einen anderen oder denselben Wert hervorhebt. Sie finden diese Option auf der Registerkarte Startseite. Dort finden Sie einen entsprechend benannten Button und wählen in der erscheinenden Liste „Regeln verwalten“ aus. Es erscheint ein Regelmanager, in dem wir das Menü „Regel erstellen“ auswählen müssen.

Als nächstes müssen wir aus der Liste der Kriterien dasjenige auswählen, bei dem es heißt, dass wir eine Formel verwenden müssen, um die Zellen zu bestimmen, die auf besondere Weise formatiert werden. In der Beschreibung der Regel müssen Sie eine Formel angeben. In unserem Fall ist dies =$C2<>$E2, danach bestätigen wir unsere Aktionen durch Drücken der Schaltfläche „Format“. Danach stellen wir das Aussehen der Zelle ein und sehen, ob es uns gefällt, durch ein spezielles Mini-Fenster mit einem Muster. 

Wenn alles passt, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ und bestätigen Sie die Aktionen.

Im Manager für bedingte Formatierungsregeln findet der Benutzer alle Formatierungsregeln, die in diesem Dokument gelten. 

COUNTIF-Funktion + Tabellenvergleichsregeln

Alle zuvor beschriebenen Methoden eignen sich für Formate, deren Format dasselbe ist. Wenn die Tabellen vorher nicht geordnet wurden, ist es am besten, zwei Tabellen mit der Funktion zu vergleichen COUNTIF und Regeln. 

Stellen wir uns vor, wir haben zwei Bereiche mit leicht unterschiedlichen Informationen. Wir stehen vor der Aufgabe, sie zu vergleichen und zu verstehen, welcher Wert unterschiedlich ist. Zuerst müssen Sie es im ersten Bereich auswählen und zur Registerkarte „Startseite“ gehen. Dort finden wir den bisher bekannten Punkt „Bedingte Formatierung“. Wir erstellen eine Regel und legen fest, dass die Regel eine Formel verwendet. 

In diesem Beispiel sieht die Formel wie in diesem Screenshot aus.

Danach stellen wir das Format wie oben beschrieben ein. Diese Funktion analysiert den in Zelle C1 enthaltenen Wert und betrachtet den in der Formel angegebenen Bereich. Es entspricht der zweiten Spalte. Wir müssen diese Regel nehmen und sie über den gesamten Bereich kopieren. Hurra, alle Zellen mit sich nicht wiederholenden Werten werden hervorgehoben.

SVERWEIS-Funktion zum Vergleichen von 2 Tabellen

In dieser Methode betrachten wir die Funktion VPR, die überprüft, ob es Übereinstimmungen in zwei Tabellen gibt. Dazu müssen Sie die im Bild unten gezeigte Formel eingeben und auf den gesamten Bereich übertragen, der zum Vergleich verwendet wird.

Diese Funktion iteriert über jeden Wert und prüft, ob es Duplikate von der ersten bis zur zweiten Spalte gibt. Nun, nachdem alle Operationen durchgeführt wurden, wird dieser Wert in die Zelle geschrieben. Wenn es nicht vorhanden ist, erhalten wir den Fehler #NV, was völlig ausreicht, um automatisch zu verstehen, welcher Wert nicht übereinstimmt.

WENN Funktion

Logische Funktion WENN - Dies ist eine weitere gute Möglichkeit, zwei Bereiche zu vergleichen. Das Hauptmerkmal dieser Methode besteht darin, dass Sie nur den Teil des Arrays verwenden können, der verglichen wird, und nicht die gesamte Tabelle. Dies spart Ressourcen sowohl für den Computer als auch für den Benutzer.

Nehmen wir ein kleines Beispiel. Wir haben zwei Spalten – A und B. Wir müssen einige der darin enthaltenen Informationen miteinander vergleichen. Dazu müssen wir eine weitere Servicespalte C vorbereiten, in die die folgende Formel geschrieben wird.

Verwenden einer Formel, die Funktionen verwendet IF, IFERROR и AUSGESETZTER Sie können über alle gewünschten Elemente der Spalte A und dann in Spalte B iterieren. Wenn es in den Spalten B und A gefunden wurde, wird es an die entsprechende Zelle zurückgegeben.

VBA-Makro

Ein Makro ist die komplexeste, aber auch fortschrittlichste Methode, um zwei Tabellen zu vergleichen. Einige Vergleichsmöglichkeiten sind ohne VBA-Skripte generell nicht möglich. Sie ermöglichen es Ihnen, den Prozess zu automatisieren und Zeit zu sparen. Alle notwendigen Operationen zur Datenaufbereitung werden, falls einmal programmiert, weiterhin durchgeführt.

Basierend auf dem zu lösenden Problem können Sie jedes Programm schreiben, das Daten ohne Benutzereingriff vergleicht.

So vergleichen Sie Dateien in Excel

Wenn sich der Benutzer die Aufgabe gestellt hat (naja, oder er hat eine bekommen), zwei Dateien zu vergleichen, dann kann dies auf zwei Arten gleichzeitig geschehen. Die erste verwendet eine spezialisierte Funktion. Um diese Methode zu implementieren, befolgen Sie die Anweisungen:

1. Öffnen Sie die Dateien, die Sie vergleichen möchten.
2. Öffnen Sie den Reiter „Ansicht“ – „Fenster“ – „Nebeneinander anzeigen“.

Danach werden zwei Dateien in einem Excel-Dokument geöffnet.

Dasselbe kann mit gängigen Windows-Tools durchgeführt werden. Zuerst müssen Sie zwei Dateien in verschiedenen Fenstern öffnen. Nehmen Sie danach ein Fenster und ziehen Sie es ganz nach links auf den Bildschirm. Öffnen Sie danach ein zweites Fenster und ziehen Sie es ganz nach rechts. Danach werden die beiden Fenster nebeneinander liegen. 

Bedingte Formatierung zum Vergleichen von 2 Excel-Dateien

Sehr oft bedeutet das Vergleichen von Dokumenten, dass sie nebeneinander angezeigt werden. In einigen Fällen ist es jedoch möglich, diesen Prozess mithilfe der bedingten Formatierung zu automatisieren. Damit können Sie überprüfen, ob es Unterschiede zwischen den Blättern gibt. So sparen Sie Zeit, die Sie für andere Zwecke nutzen können.

Zuerst müssen wir die verglichenen Blätter in ein Dokument übertragen. 

Dazu müssen Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Blatt klicken und dann im Popup-Menü auf die Schaltfläche „Verschieben oder kopieren“ klicken. Als nächstes erscheint ein Dialogfeld, in dem der Benutzer das Dokument auswählen kann, in das dieses Blatt eingefügt werden soll.

Als nächstes müssen Sie alle gewünschten Zellen auswählen, um alle Unterschiede anzuzeigen. Am einfachsten geht das, indem Sie auf die linke obere Zelle klicken und dann die Tastenkombination Strg + Umschalt + Ende drücken.

Gehen Sie danach zum Fenster für die bedingte Formatierung und erstellen Sie eine neue Regel. Als Kriterium verwenden wir eine im Einzelfall geeignete Formel, dann legen wir das Format fest.

Aufmerksamkeit: Die Adressen der Zellen müssen angegeben werden, die sich auf einem anderen Blatt befinden. Dies kann über das Formeleingabemenü erfolgen.

Vergleichen von Daten in Excel auf verschiedenen Blättern

Angenommen, wir haben eine Liste von Mitarbeitern, die auch ihre Gehälter auflistet. Diese Liste wird jeden Monat aktualisiert. Diese Liste wird auf ein neues Blatt kopiert.

Angenommen, wir müssen Gehälter vergleichen. In diesem Fall können Sie Tabellen aus verschiedenen Blättern als Daten verwenden. Wir werden die bedingte Formatierung verwenden, um die Unterschiede hervorzuheben. Alles ist einfach.

Mit der bedingten Formatierung können Sie effektive Vergleiche durchführen, selbst wenn die Namen der Mitarbeiter in einer anderen Reihenfolge stehen.

So vergleichen Sie 2 Blätter in einer Excel-Tabelle

Der Vergleich von Informationen, die sich auf zwei Blättern befinden, wird mit der Funktion durchgeführt AUSGESETZTER. Als erster Parameter gibt es ein Wertepaar, das Sie auf dem Blatt suchen müssen, das für den nächsten Monat verantwortlich ist. Einfach gesagt, März. Wir können den angezeigten Bereich als eine Sammlung von Zellen bezeichnen, die Teil der benannten Bereiche sind und paarweise kombiniert werden.

So können Sie Zeichenfolgen nach zwei Kriterien vergleichen – Nachname und Gehalt. Nun, oder jede andere, vom Benutzer definiert. Für alle gefundenen Übereinstimmungen wird eine Zahl in die Zelle geschrieben, in der die Formel eingetragen ist. Für Excel ist dieser Wert immer wahr. Damit die Formatierung auf die unterschiedlichen Zellen angewendet wird, müssen Sie diesen Wert daher durch ersetzen LÜGNERISCH, mit der Funktion =NICHT().

Tabellenkalkulations-Vergleichstool

Excel verfügt über ein spezielles Tool, mit dem Sie Tabellenkalkulationen vergleichen und Änderungen automatisch hervorheben können. 

Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Tool nur für Benutzer verfügbar ist, die Professional Plus Office-Suiten erworben haben.

Sie können es direkt von der Registerkarte „Startseite“ aus öffnen, indem Sie den Punkt „Dateien vergleichen“ auswählen.

Danach erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die zweite Version des Buches auswählen müssen. Sie können auch die Internetadresse eingeben, unter der sich dieses Buch befindet.

Nachdem wir zwei Versionen des Dokuments ausgewählt haben, müssen wir unsere Aktionen mit der OK-Taste bestätigen.

In einigen Fällen kann ein Fehler generiert werden. Wenn es angezeigt wird, kann dies darauf hinweisen, dass die Datei passwortgeschützt ist. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, werden Sie aufgefordert, es einzugeben. 

Das Vergleichstool sieht aus wie zwei Excel-Tabellen nebeneinander im selben Fenster. Je nachdem, ob Informationen hinzugefügt, entfernt oder eine Änderung in der Formel (sowie andere Arten von Aktionen) vorgenommen wurden, werden die Änderungen in unterschiedlichen Farben hervorgehoben. 

So interpretieren Sie Vergleichsergebnisse

Es ist ganz einfach: Unterschiedliche Arten von Unterschieden werden durch unterschiedliche Farben angezeigt. Die Formatierung kann sich sowohl auf die Zellenfüllung als auch auf den Text selbst erstrecken. Wenn also Daten in die Zelle eingegeben wurden, ist die Füllung grün. Wenn etwas unklar wird, hat der Dienst selbst Symbole, die zeigen, welche Art von Änderung in welcher Farbe hervorgehoben ist.