Gruppieren und Aufheben der Gruppierung von Daten in Excel. Schritt für Schritt Anleitung mit Foto

Jetzt ist das Informationszeitalter. Die Menge an Daten, die Menschen täglich verarbeiten müssen, wächst immer mehr. Dies gilt für alle möglichen Lebensbereiche, einschließlich der Arbeit. Nun gibt es immer mehr Bereiche menschlichen Handelns, in denen ein akuter Bedarf an der Fähigkeit zur schnellen Verarbeitung großer Informationsmengen besteht.

Eine der Excel-Funktionen, mit denen Sie dies tun können, ist das Gruppieren. Tatsache ist, dass die Strukturierung von Informationen hilft, nicht mit allen verfügbaren Daten zu arbeiten, sondern nur mit kleinen Teilen. Wenn Sie die gleiche Art von Informationen in einen Block packen, dann ist es einfacher für den Computer und für die Person selbst. Es gibt fast keinen Bereich, in dem die Strukturierung von Informationen nicht gefragt wäre:

1. Verkaufsdatenverarbeitung. Lager erhalten regelmäßig riesige Chargen einer Vielzahl von Waren mit unterschiedlichen Kosten, Gewichten, Lieferanten, Namen usw. Die Strukturierung von Daten erleichtert die Navigation in all diesen Informationen.
2. Studien. Die Qualität der Bildung und Selbstbildung hängt eng damit zusammen, wie gut die Informationen strukturiert sind. Wenn Sie also Daten des gleichen Typs korrekt nebeneinander gruppieren, wird es einfacher, nicht nur praktische Aufgaben zu erledigen, die beispielsweise mit Statistik zu tun haben, sondern auch theoretische Aufgaben, Hausaufgaben zu organisieren und so weiter.
3. Buchhaltungsbericht. Buchhalter haben es regelmäßig mit Zahlen zu tun, die jeweils Verbindungen zu anderen Zahlen haben. Und um das Arbeiten mit einer großen Anzahl von Werten, die miteinander in Beziehung stehen, und Informationen unterschiedlichen Typs bequemer zu machen, ist es sehr praktisch, die Datengruppierung zu verwenden.

Außerdem können Sie mit der Datengruppierungsfunktion veraltete Informationen ausblenden. Mal sehen, wie es funktioniert und wie Sie es verwenden können.

So stellen Sie Funktionsparameter ein

Um mit der Datengruppierung arbeiten zu können, müssen Sie diese zunächst konfigurieren. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Daten“ und suchen Sie dort die Option „Struktur“. Als nächstes erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie eine Schaltfläche in der unteren rechten Ecke finden müssen.

Danach erscheint ein Fenster, in dem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen auswählen und die OK-Taste drücken müssen. Diese Einstellungen steuern, wie die Daten angezeigt werden.

Wichtig: In der Praxis finden es viele Menschen eher unpraktisch, Summen unter den Daten anzuzeigen. Daher können Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert lassen. Es wird auch empfohlen, das Kontrollkästchen „Automatische Stile“ zu aktivieren.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, können Sie sofort damit beginnen, Informationen zu gruppieren.

So gruppieren Sie Daten nach Zeilen

Lassen Sie uns nun herausfinden, was in der Praxis getan werden muss, um Zeilen zu gruppieren.

1. Erstellen Sie eine neue Zeile über oder unter denen, die wir gruppieren möchten. Es hängt alles davon ab, welche Methode zur Anzeige der Ergebnisse in der vorherigen Phase gewählt wurde.
2. Der nächste Schritt besteht darin, einen Tabellentitel in der oberen linken Zelle der hinzugefügten Zeile zu erstellen. Dies ist der Name der Gruppe, in der Zellen zusammengefasst werden, die auf einer bestimmten Basis gemeinsam sind.
3. Wählen Sie alle Zellen im Bereich unterhalb der neu erstellten Zeile oder darüber aus (je nachdem, was wir im ersten Schritt getan haben). Danach suchen wir auf der Registerkarte „Daten“ nach der Schaltfläche „Struktur“ und dort finden wir die Option „Gruppe“. Es ist wichtig, nicht auf den Pfeil oder den Namen des Befehls im Popup-Fenster zu klicken, sondern auf das Symbol.

Wenn Sie noch auf den Abwärtspfeil klicken, erscheint ein weiteres Menü, in dem Sie entweder die Gruppierungsfunktion auswählen oder eine Struktur erstellen können. Wir sind in diesem Stadium hauptsächlich an der Gruppierung interessiert.

Danach wählen wir das Hauptmerkmal aus, nach dem die Gruppierung durchgeführt wird. Es können Zeilen oder Spalten sein. Wenn Sie nichts ändern, wird standardmäßig das erste Element ausgewählt. Nachdem wir sichergestellt haben, dass die Einstellungen wie gewünscht eingestellt sind, müssen wir unsere Aktionen durch Drücken der OK-Taste bestätigen. Da wir nach Zeilen gruppieren, müssen wir nichts ändern, wir müssen nur noch einmal nachsehen.

Wichtig: Wenn Sie vor dem Gruppieren von Objekten keine Zelle, sondern ganze Spalten oder Zeilen im Koordinatenfeld auswählen, wird dieses Dialogfeld nicht angezeigt. Das Programm wird selbst herausfinden, was zu tun ist.

Dass die Linien gruppiert wurden, können wir an dem Minuszeichen auf dem Koordinatenfeld erkennen. Dadurch wissen wir, dass die Daten weitergegeben wurden. Jetzt können wir sie ausblenden, indem wir auf dieses Symbol oder etwas höher auf die Schaltfläche 1 klicken (sie zeigt den Grad der Gruppierung an).

Wir sehen, dass die Zeilen ausgeblendet sind und sich das Minuszeichen in ein Plus geändert hat. Um die gewünschte Zeile zu öffnen, können Sie darauf klicken, und das Programm erledigt dies von selbst. Wenn Sie alle Linien erweitern müssen, müssen Sie auf die Schaltfläche „2“ klicken, die sich in diesem Fall über dem Koordinatenfeld befindet.

So gruppieren Sie Spalten

Um Spalten zu gruppieren, ist der Aktionsalgorithmus ungefähr gleich:

1. Je nachdem, welche Optionen wir in den Einstellungen ausgewählt haben, müssen wir links oder rechts neben dem zu gruppierenden Bereich eine neue Spalte einfügen.
2. Wir schreiben den Namen der Gruppe in die oberste Zelle der erscheinenden Spalte.
3. Wir wählen alle Spalten aus, die wir gruppieren müssen (lassen Sie einfach die Spalte, die wir im ersten Schritt hinzugefügt haben) und klicken dann auf die Schaltfläche „Gruppieren“ auf die gleiche Weise wie beim oben beschriebenen Algorithmus.
4. Jetzt müssen wir in dem kleinen Fenster auf den Punkt „Spalten“ klicken und auf die Schaltfläche „OK“ klicken.
5. Viel Glück.

Hinweis. Genau wie beim Gruppieren von Zeilen erhalten wir kein kleines Dialogfeld, wenn wir ganze Spalten in der horizontalen Koordinatenleiste auswählen.

So erstellen Sie eine mehrstufige Gruppierung

Excel ist ein funktionales Programm, aber seine Möglichkeiten enden nicht mit der einstufigen Gruppierung, wie in den obigen Beispielen beschrieben. Es besteht auch die Möglichkeit, Zellen auf mehreren Ebenen zu gruppieren. Dies geschieht auf folgende Weise:

1. Zunächst wird die Hauptgruppe wie oben beschrieben angelegt. Untergruppen werden dann hinzugefügt.
2. Danach stellen wir sicher, dass die Hauptgruppe geöffnet wird. Darin führen wir auch die oben beschriebenen Aktionen aus. Die konkreten Schritte hängen davon ab, ob die Person mit Zeilen oder Spalten arbeitet.
3. Dadurch können Gruppen mit mehreren Ebenen erstellt werden.

Anweisungen zum Aufheben der Gruppierung von Daten

Es kann vorkommen, dass eine zuvor erstellte Gruppe oder Untergruppe nicht mehr benötigt wird. Dafür gibt es eine eigene Funktion – „Ungroup“. Um es zu implementieren, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie die Elemente aus, die Teil der Gruppe sind.
2. Öffnen Sie die Registerkarte „Daten“.
3. Dort finden wir die Gruppe „Struktur“, öffnen Sie diese mit dem Pfeil unten.
4. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Gruppierung aufheben“. Es ist sehr wichtig, auf das Symbol zu klicken, nicht auf die Beschriftung.

Als nächstes wählen wir aus, was genau wir aufheben möchten. Je nachdem, was wir zuvor gruppiert haben, wählen wir den passenden Artikel aus. Drücken Sie nach Abschluss der Aktion die OK-Taste.

Achtung! Wenn zuvor eine mehrstufige Gruppierung vorgenommen oder mehrere verschiedene Gruppen erstellt wurden, sollten diese separat reformiert werden.

Auch hier erhalten wir ein solches Ergebnis.

Dies ist ein allgemeiner Algorithmus zum Aufheben der Gruppierung von Zellen, aber wie in jedem Geschäft gibt es viele Nuancen. Sehen wir sie uns genauer an.

So heben Sie die Gruppierung von Blättern auf

Es kann erforderlich sein, Blätter von Zeit zu Zeit zu entgruppieren. Dazu müssen Sie die folgende Abfolge von Aktionen ausführen:

1. Zunächst finden wir die gruppierten Blätter. Wenn die Blätter vorher gruppiert wurden, werden sie in der gleichen Farbe angezeigt oder der Titel wird fett gedruckt.
2. Danach müssen Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Blätter aus der Gruppe klicken und dann im Kontextmenü auf die Schaltfläche „Gruppierung aufheben“ klicken. Jetzt werden sie entgruppiert und alle Änderungen werden unabhängig von den anderen an ihnen vorgenommen.

Eine andere Möglichkeit zum Aufheben der Gruppierung von Blättern besteht darin, die Umschalttaste zu verwenden und dann auf das aktive Blatt in der Gruppe zu klicken, deren Gruppierung Sie aufheben möchten. Das heißt, Sie müssen die Gruppe definieren, deren Gruppierung aufgehoben werden soll, dann auf eine der Registerkarten klicken und dann darauf klicken, während Sie die Umschalttaste gedrückt halten.

Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, können Sie nun einige Blätter gruppieren. Drücken Sie dazu die Strg- oder Cmd-Taste (die erste ist für Computer mit Windows und die zweite für Apple-Technologie) und klicken Sie bei gedrückter Taste abwechselnd auf die Blätter, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen möchten. Danach erledigt das Programm alles für den Benutzer.

So heben Sie die Gruppierung manuell gruppierter Daten auf

Bevor Sie die Gruppierung von Zellen aufheben, müssen Sie zunächst verstehen, wie sie gruppiert wurden: manuell oder automatisch. Die manuelle Gruppierung wird als die oben beschriebene Methode angesehen. Automatische Generierung von Gruppen ist, wenn sie mit bestimmten Funktionen erstellt werden. Zum Beispiel nach dem Erzeugen von Zwischensummen. Dass diese Möglichkeit genutzt wurde, ist der Zeile „Zwischenergebnisse“ zu entnehmen.

Wenn die Daten durch die gleichnamige Funktion gruppiert wurden Excel, Um sie aufzulösen, müssen Sie sicherstellen, dass die Gruppe bereitgestellt wird. Wenn nicht, müssen Sie auf die Schaltfläche + in der Seitenleiste links klicken. Die Tatsache, dass die Gruppe eingesetzt wird, können wir anhand des Knopfes beurteilen – an derselben Stelle. Wenn wir eine Gruppe erweitern, beginnen wir, sowohl ausgeblendete Zeilen als auch Gruppen zu sehen. Wählen Sie danach mit der Tastatur oder der linken Maustaste alle Zellen in der Gruppe aus und dann – gemäß dem oben beschriebenen Algorithmus.

Nur wenige wissen, dass es eine andere Möglichkeit gibt, manuell gruppierte Zellen zu entgruppieren – mit Hotkeys.

Dazu müssen Sie zuerst die gruppierten Spalten auswählen und dann die Tasten Alt + Umschalt + Linkspfeil drücken. Wenn die Arbeit auf einem unter Mac OS gesteuerten Computer ausgeführt wird, müssen Sie die Tastenkombination Befehl + Umschalt + J verwenden.

So heben Sie die Gruppierung von automatisch gruppierten Daten auf

Wenn sich bei der im vorherigen Absatz durchgeführten Überprüfung herausstellt, dass die Daten automatisch gruppiert wurden, ist alles etwas komplizierter, da die Standardfunktion zum Aufheben der Gruppierung in diesem Fall nicht funktioniert. Aktionen hängen davon ab, was genau die Gruppierung von Daten durchgeführt hat. Wenn es sich um die Funktion „Zwischensummen“ handelt, ist die Reihenfolge der Aktionen wie folgt:

1. Wir öffnen dieselbe Registerkarte mit Daten im Hauptfenster (oder Multifunktionsleiste, wie es auch oft genannt wird).
2. Nachdem wir auf die Schaltfläche „Zwischensummen“ geklickt haben (was genau das ist, was wir als zweiten Schritt tun müssen), haben wir ein Fenster. Die Schaltfläche selbst befindet sich im selben Abschnitt – Struktur. Danach erscheint ein Fenster, in dem wir auf die Schaltfläche „Alle löschen“ klicken müssen. Es befindet sich in der linken unteren Ecke des Fensters oder anderswo (abhängig von der Office-Version und dem jeweiligen Tabellenkalkulationsprogramm).

Achtung! Diese Methode entfernt nicht nur die Gruppe, sondern auch Zwischensummen. Wenn Sie sie behalten müssen, ist es daher besser, die Gruppenelemente auf ein anderes Blatt zu kopieren und sie als nicht gruppierte Elemente zu verwenden.

Eine starke Empfehlung für alle Operationen mit einer Tabelle zum Gruppieren oder Aufheben der Gruppierung von Daten. Zuvor müssen Sie eine Kopie der Originaltabelle erstellen. In diesem Fall können Sie die ursprüngliche Ansicht des Dokuments wiederherstellen, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Damit verfügt Excel über eine sehr breite Funktionalität zur Strukturierung von Daten. Natürlich kann es nicht alles für eine Person erledigen, aber es ermöglicht Ihnen, die Arbeit mit strukturierten Daten bequemer zu organisieren. Der Rest muss von der Person erledigt werden. Dies ist jedoch ein sehr funktionales Werkzeug, das für diejenigen sehr nützlich sein wird, die mit riesigen Mengen an numerischen und textuellen Informationen arbeiten müssen.