Kann Hauptsache nicht von Nebensache getrennt werden? Sie können zu Kollegen nicht nein sagen? Dann bleiben Sie wahrscheinlich bis spät im Büro. Wie man ein effektiver Mitarbeiter wird, erzählt Psychologies-Journalist und Kolumnist Oliver Burkeman.
Alle Experten und Gurus des Zeitmanagements werden nicht müde, denselben Hauptratschlag zu wiederholen. Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem. Tolle Idee, aber leichter gesagt als getan. Schon deshalb, weil in der Hitze des Geschehens alles extrem wichtig zu sein scheint. Nun, oder sagen wir mal, Sie haben auf wundersame Weise das Wichtige vom Unwichtigen getrennt. Und dann ruft Ihr Chef an und bittet Sie, etwas Dringendes zu erledigen. Versuchen Sie ihm zu sagen, dass dieses Projekt nicht auf Ihrer Prioritätenliste steht. Aber nein, versuchen Sie es nicht.
Umarme das Unermessliche
Bestsellerautor von Die Gewohnheiten hocheffektiver Menschen Stephen Covey1 empfiehlt, die Frage neu zu formulieren. Sobald das Unwichtige im Lauf der Dinge nicht gefunden wird, ist es notwendig, das Wichtige vom Dringenden zu trennen. Was zumindest theoretisch nicht geht, liegt daran, dass es einfach unmöglich ist, es nicht zu tun.
Erstens gibt es wirklich eine Chance, richtig Prioritäten zu setzen. Und zweitens hilft es, die Aufmerksamkeit auf ein anderes wichtiges Problem zu lenken – Zeitmangel. Oft dient die Priorisierung als Kaschierung für die unangenehme Tatsache, dass es per Definition einfach unmöglich ist, die gesamte Menge an notwendiger Arbeit zu erledigen. Und Sie werden nie zu den unwichtigen gelangen. Wenn dies der Fall ist, dann ist das Beste, was Sie tun können, ehrlich zu Ihrem Management zu sein und zu erklären, dass Ihre Arbeitsbelastung Ihre Kapazitäten übersteigt.
„Für die meisten von uns ist der Morgen die effektivste Zeit. Beginnen Sie den Tag und planen Sie die schwierigsten Dinge.“
Energie statt Wichtigkeit
Ein weiterer nützlicher Tipp ist, Fälle nicht mehr nach ihrer Wichtigkeit zu betrachten. Ändern Sie das Bewertungssystem selbst und konzentrieren Sie sich nicht auf die Bedeutung, sondern auf die Menge an Energie, die ihre Umsetzung erfordern wird. Für die meisten von uns ist der Morgen die effektivste Zeit. Daher sollten Sie zu Beginn des Tages Dinge planen, die ernsthafte Anstrengung und hohe Konzentration erfordern. Wenn der „Griff“ nachlässt, können Sie dann mit weniger energieintensiven Aufgaben fortfahren, sei es das Sortieren von Post oder das Führen der erforderlichen Anrufe. Es ist unwahrscheinlich, dass diese Methode garantiert, dass Sie Zeit für alles haben werden. Aber zumindest bewahrt es Sie vor Situationen, in denen Sie verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen müssen, wenn Sie dazu einfach noch nicht bereit sind.
Vogelaugen
Eine weitere interessante Empfehlung kommt vom Psychologen Josh Davis.2. Er schlägt eine Methode der «psychologischen Distanzierung» vor. Versuchen Sie sich vorzustellen, dass Sie sich selbst aus der Vogelperspektive betrachten. Schließen Sie die Augen und stellen Sie sich vor. Sehen Sie den winzigen kleinen Mann weit unten? Du bist es. Und was denkst du aus der Höhe: Worauf soll sich dieser kleine Mann jetzt konzentrieren? Was zuerst tun? Es klingt auf jeden Fall seltsam. Aber es ist in der Tat eine effektive Methode.
Und schließlich das Letzte. Vergiss Zuverlässigkeit. Wenn Kollegen (oder Manager) darum bitten (oder anordnen), alles beiseite zu legen und sich einem wichtigen Projekt von ihnen anzuschließen, beeilen Sie sich nicht, heldenhaft zu sein. Stellen Sie zunächst sicher, dass sich die Mitarbeiter und das Management darüber im Klaren sind, was infolge Ihres Wechsels nicht erledigt wird. Auf Dauer auf Kosten der geleisteten Arbeit Ja zum ersten Anruf sagen zu können, wird Ihren Ruf nicht im Geringsten verbessern. Eher das Gegenteil.
1 S. Covey „Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen. Leistungsstarke Tools zur persönlichen Entwicklung“ (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis „Zwei tolle Stunden: Wissenschaftsbasierte Strategien, um Ihre beste Zeit zu nutzen und Ihre wichtigste Arbeit zu erledigen“ (HarperOne, 2015).