So konvertieren Sie Excel in PDF. Über externe Anwendungen und Onlinedienste innerhalb von Excel

Excel-Anwender sind oft gezwungen, die Ergebnisse ihrer Arbeit in Präsentationen zu präsentieren. Dazu müssen Sie die Datei in ein bequemeres Format konvertieren, z. B. PDF. Darüber hinaus können Sie durch die Transformation des Dokuments Daten vor ungewollten Korrekturen bei der Weitergabe an Dritte schützen. Wenn die Tabelle Formeln enthält, die an Berechnungen beteiligt sind, können Sie die Daten durch die Konvertierung in das PDF-Format vor versehentlichen Änderungen oder Beschädigungen beim Übertragen des Dokuments auf einen anderen Computer schützen. Schauen wir uns alle Konvertierungsmethoden genauer an.

Excel-Datei in PDF konvertieren

In älteren Versionen von Excel gibt es keine Möglichkeit, die Datei in einem anderen Format als xls zu speichern. Ich musste nach speziellen Konvertierungsprogrammen suchen oder Internetquellen nutzen, die ein Dokumentformat in ein anderes übersetzen konnten. Da Excel-2010 wurde die Funktionalität des Programms um eine notwendige Funktion ergänzt, mit der Sie eine Datei sofort konvertieren können, ohne Excel zu verlassen.

1. Zuerst müssen Sie die Zellen auswählen, die Sie konvertieren möchten. Gehen Sie zum Registerkartenmenü „Datei“. Vor dem Speichern müssen Sie sicherstellen, dass die Ränder der Tabelle nicht über das Blatt des PDF-Dokuments hinausragen.
   

   

2. Als nächstes fahren wir mit dem Speichervorgang fort. Gehen Sie im sich öffnenden Menü „Datei“ durch Aktivieren der Kategorie „Speichern unter …“ auf der rechten Seite zur Option „Durchsuchen“.
   

   

3. Danach erscheint ein Fenster, in dem Sie den Speicherort der Datei und ihren Namen festlegen sollten.
   

   

4. Am unteren Rand des Fensters finden wir die Kategorie „Dateityp“ und durch Klicken auf die Zeile mit der linken Maustaste der Computermaus rufen wir eine Liste mit Optionen auf, aus der Sie das Dokumentformat auswählen können. Wählen Sie in unserem Fall den Dateityp PDF aus.
   

   

5. Unter der Zeile „Dateityp“ werden einige zusätzliche Parameter angezeigt, die für die Konvertierung erforderlich sind. Die Standardoptimierung eignet sich zum Drucken und Veröffentlichen im Internet, und die Mindestgröße ermöglicht es Ihnen, das Dokument für die Platzierung auf den Seiten von Internetseiten zu optimieren. Nachdem Sie die entsprechende Optimierungsoption ausgewählt haben, sollten Sie diese markieren. Damit das so gespeicherte Dokument nach der Konvertierung geöffnet werden kann, lohnt es sich, das entsprechende Häkchen zu setzen.
   

   

Für eine übersichtliche und detaillierte Anpassung des Konvertierungsprozesses empfehlen Experten, auf zusätzliche Parameter zu achten, in denen Sie alle klärenden Punkte für eine bessere Darstellung der Tabelleninhalte vornehmen können.

6. In dem erscheinenden Fenster können Sie angeben, welche Seiten Sie konvertieren möchten. Wählen Sie einen Datenbereich aus, z. B. ausgewählte Arbeitsblätter, einen bestimmten Bereich oder eine ganze Excel-Arbeitsmappe. Es gibt auch zusätzliche nicht druckbare Dateidaten, die in ein neues Dokument eingefügt werden können – Dokumentstruktur-Tags und ihre Eigenschaften. Die im Fenster bereits eingestellten Parameter entsprechen in der Regel den Standardanforderungen, können aber bei Bedarf angepasst werden. Um die Änderungen zu aktivieren, klicken Sie auf „OK“.
   

   

7. Wir schließen den Konvertierungsvorgang ab, indem wir auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
   

   

8. Der Konvertierungsvorgang kann je nach Größe der Tabellen einige Zeit in Anspruch nehmen. Ein PDF-Dokument wird im angegebenen Ordner angezeigt. Gemäß den Einstellungen wird das Dokument unmittelbar nach der Konvertierung in einem Editor geöffnet, der es lesen kann.
   

   

Konvertieren Sie Excel-Tabellen mithilfe externer Anwendungen in PDF

Wenn der Benutzer mit Excel-Tabellen arbeitet Versionen 1997-2003, um die Datei dann in das PDF-Format zu konvertieren Tools von Drittanbietern verwenden müssen. Eines der beliebtesten Programme ist FoxPDF Excel to PDF Converter.

1. Wir installieren die Anwendung. Sie können die Installationsdatei auf der offiziellen Website www.foxpdf.com herunterladen.
2. Wenn Sie das Programm starten, erscheint ein Arbeitsfenster, in dem Sie über das Menü „Excel-Datei hinzufügen“ die gewünschte Datei auswählen sollten.
   

   

3. Mit dem Programm können Sie mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren, was ein unbestreitbarer Vorteil ist. Nachdem Sie sich für die Dateien entschieden haben, klicken Sie auf „Öffnen“.
   

   

4. Die ausgewählten Dateien werden im Programmfenster angezeigt. Neben jeder Datei muss sich ein Häkchen befinden. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, bleibt die Datei im selben Format.
   

   

5. Nach der Konvertierung werden die Dateien in dem standardmäßig ausgewählten Ordner gespeichert. Um eine andere Adresse auszuwählen, gehen Sie zum Parameter Output Path unten auf der Seite. Wenn Sie auf die Schaltfläche mit Auslassungspunkten klicken, wird ein Menü mit der Adresse des aktuellen Ordners angezeigt. Bei Bedarf kann der Speicherort geändert werden.
   

   

6. Wenn alle vorbereitenden Schritte abgeschlossen sind, fahren Sie mit der Konvertierung fort, indem Sie auf die Schaltfläche PDF rechts neben der Zeile Ausgabepfad klicken.
   

   

Anwendung eines Online-Dienstes zum Konvertieren des Excel-Formats in PDF

Trotz der Einfachheit der Anwendung FoxPDF Excel to PDF Converter ist diese Software kostenpflichtig. Und wenn die Notwendigkeit, Excel in PDF zu konvertieren, äußerst selten erscheint, können Sie die im Internet verfügbaren Online-Ressourcen nutzen.

Mit diesen Ressourcen können Sie Tabellen kostenlos in PDF konvertieren, aber sie können die Anzahl der Transaktionen pro Tag begrenzen. Einige Dienste sind nur nach Registrierung und Angabe Ihrer gültigen E-Mail-Adresse zugänglich, an die das bereits konvertierte Dokument gesendet wird.

Um mit bestimmten Websites zu arbeiten, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass die Datei die Anforderungen erfüllt. Betrachten Sie das Funktionsprinzip einer dieser Internetressourcen am Beispiel von SmallPDF:

1. Gehen Sie auf die Seite https://smallpdf.com/en. Wählen Sie die Kategorie „Excel to PDF“ aus.
   

   

2. Geben Sie hier über die Schaltfläche „Datei auswählen“ das gewünschte Dokument an oder ziehen Sie die Excel-Datei einfach per Drag & Drop in das gewünschte Feld. Mit der Ressource können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig konvertieren.
   

   

3. Als nächstes kommt die automatische Konvertierung. Nach der Fertigstellung muss die fertige Datei durch Betätigen der Schaltfläche „Datei speichern“ gespeichert werden.
   

   

4. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Adresse des Ordners zum Ablegen von PDF-Dateien angeben müssen.

Zusammenfassung

Jede dieser Methoden zum Konvertieren von Excel-Tabellen in PDF-Dateien hat sowohl positive als auch negative Seiten. Durch das Speichern des Dokuments direkt im Excel-Programm kommen Sie natürlich schnell und komfortabel ans Ziel. Aber wie oben erwähnt, erschien diese Funktion nur in der Version 2010.

Sie können Online-Ressourcen nur zum Konvertieren von Dateien verwenden, wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen, die nicht immer verfügbar ist. Spezielle Anwendungen und Programme sind ebenfalls komfortabel zu bedienen. Vergessen Sie dabei nicht, dass solche Dienste manchmal einen Kauf erfordern. In jedem Fall bleibt die Wahl, wie die xls-Datei in pdf konvertiert werden soll, beim Benutzer.